بررسی نقش تکنولوژی اطلاعات بر تدوین استراتژیهای سازمان

چکیده:
در این نوشتار سعی شده است با ارایه تعاریفی از اطلاعات، فناوری اطلاعات و شرایط فناوری اطلاعات از یک سو و نحوه تدوین استراتژیها در یک سازمان و الزامات و بایسته های تدوین استراتژی و با برسی مراحل مختلف تدوین استراتژی از سوی دیگر، به نقش فناوری اطلاعات و تاثیری که در مراحل مختلف تدوین استراتژی می توانند داشته باشند بپردازیم. همچنین نیازهای سطوح مختلف مدیریتی به اطلاعات و فناوری اطلاعات و مشخصه های اطلاعات مناسب برای هر یک از این سطوح، و نقش فناوری اطلاعات در تولید اطلاعات مناسب برای سطح عالی مدیریتی و مدیر ارشد سازمان که وظیفه تدوین استراتژی را بر عهده دارد، مورد بررسی و مداقه قرار گرفته است. 

در ادامه بررسی کوتاهی بر روی سیستمهای مختلف اطلاعاتی موجود انجام شده و به معرفی آنها پرداخته شده است. در ذکر مشخصات این سیستمهای اطلاعات-مدیریتی، بعضی به عنوان سیستمهای مدیریت عملیات و برخی برای مدیریت میانی و برخی در فرایندهای مدیریت عالی مناسب تشخیص داده شده اند. سیستمهای مناسب مدیریت عالی سازمان نیز با کمک در وظایف مختلف مدیریت عالی، که یکی از این وظایف، تدوین استراتژی است، به کار گرفته می شوند.

کلمات کلیدی:
اطلاعات، فناوری اطلاعات، سیستمهای اطلاعات مدیریت، مدیریت استراتژیک، استراتژی، تدوین استراتژی

مقدمه:
هر گاه صحبت از مدیریت استراتژیک به میان می آید، سه مشخصه کلی بر آن مترتب است: در مدیریت استراتژیک نگاه به دور دست‌هاست. انجام فرایند مدیریت استراتژیک با توجه به عوامل محیطی صورت می گیرد و بالاخره، توجه به توانمندیها و ضعفهای درونی سازمان، بایسته مدیریت استراتژیک می باشد. از همین رو در الگوی جامع مدیریت استراتژیک، که دارای سه بخش اساسی تدیون استراتژی، اجرای استراتژی و ارزیابی استراتژی است، در مرحله تدوین استراتژی موارد زیر ذکر شده اند:
1- شرط اولِ داشتن استراتژی مناسب، روشن بودن چشم انداز و رسالت و ماموریت سازمان است.
2- قادر به شناخت و بررسی خارج سازمان (تهدیدها و فرصتها) باشیم.
3- قادر به شناخت و بررسی داخل سازمان (نقاط قوت و ضعف) باشیم.

بر همین اساس مراحل مختلف تدوین استراتژی به قرار زیر تعریف شده اند:
• بررسی چشم انداز، رسالت و ماموریت
• بررسی عوامل خارجی
• بررسی عوامل داخلی
• تعیین مسایل استراتژیک و هدفهای بلند مدت
• تعیین، ارزیابی و انتخاب استراتژیها

واضح است که اطلاعات، به ویژه اطلاعات پردازش شده و شُسته و رُفته مورد نیاز مدیران ارشد سازمانها، کالایی نیستند که بتوان آن را به صورت آماده خریداری نمود! با بررسی روند تولید و جمع آوری داده های خام، تبدیل آنها به اطلاعات و پردازش اطلاعات و تبدیل شدن آن به دانش، به این نتیجه خواهیم رسید که کار تبدیل داده های فراوان و بدون هدف به دانش مورد استفاده مدیران ارشد سازمان، برای رسیدن به حکمت و آگاهی، وظیفه ای است که تنها از عهده ماشین پر قدرت فناوری اطلاعات بر خواهد آمد. مدیریت ارشد سازمان اگر بخواهد از آب کره بگیرد، بهترین نقشه راه، اهمیت قایل شدن به فناوری اطلاعات و استفاده صحیح از این اطلاعات است! هیچ پالایشگاهی نمی توان یافت که از مواد اولیه فراوان و قابل دسترس، محصولی چنین با ارزش و قیمتی تولید کند و ارزش افزوده ای تا این حد قابل توجه ایجاد نماید!


چرخه تولید اطلاعات؛
داده-اطلاعات-دانش-خِرَد
داده ها ، عناصر واقعی، ویژگی و یا خواصی هستند که یک شیء، پدیده و یا رخدادی را تشریح می کنند. داده از تعاملات درون سازمانی و یا از طریق موجودیتهای خارج از سازمان مانند مشتریان، تامین کنندگان و... تولید می شود.
داده، شامل واقعیتها، نمادها و اشکالی است که به همان صورت بلا استفاده هستند. (McLeod-1998)
اطلاعات داده هایی است که پردازش، ساماندهی و ترکیب شده اند تا آگاهی بیشتری را به فرد منتقل کنند. اطلاعات به شکل قابل درک برای گیرنده پردازش می شود و دارای ارزش خاصی برای شرایط یا موقعیت تصمیم گیرنده است. (Davis & Olson 1985, 6)
اطلاعات، داده های پردازش شده است. اطلاعات موجودیتی ملموس یا ناملموس است که به کاهش عدم اطمینان در وضعیت یا شرایط می انجامد. مثلا پیش بینی شرایط آب و هوا موجب کاهش عدم اطمینان یا ابهام در مورد وضعیت هوا می شود. اطلاعات ماده خاصی برای تصمیم گیری به منظور خلق دانش جهت پیشبرد امور سازمانهای مدرن است. (Stonecash 1981, 42)
دانش سطح بالاتری از شناخت را نشان می دهد که شامل قواعد، الگوها و تصمیمات است. در سطح بالای دانش، خرد مطرح می شود که دانش، تجربیات و مهارتهای تحلیلی در انسان را به کار می گیرد تا دانش جدیدی را برای مواجهه با یک شرایط و یا سازگاری با آن فراهم آورد.
اطلاعات مفهومی است که از طریق آن، انسان حقیقت یا ذهنیتی را درک و بیان می کند. تجمع حقایق، رخدادها، تجارب در طول زندگی افراد و ثبت آن در حافظه، امکان زیست افراد را در جامعه فراهم می آورد.
مدیریت دانش به عنوان یک رشته علمی جدید، ساز و کارهای لازم را به منظور مدیریت نظام یافته دانش که در سازمانها به وجود می آید و انباشته می شود را فراهم می آورد.
دانش مجموعه ای سیال از تجارب، ارزشها، اطلاعات محتوایی و مهارت‌هاست که چارچوبی را برای ارزیابی و به کارگیری تجارب و اطلاعات جدید را فراهم می آورد. دانش در ذهن فرد ایجاد و به کار گرفته می شود. در سازمانها، دانش به شکل اسناد و مدارک قوانین، دستورالعمل ها، روشها، اقدامات و ارزشها وجود دارد. (Davenport. Etal. 2000)
دانش را به غالبا به دو نوع دانش تصریحی و ضمنی تقسیم می کنند. دانش تصریحی به عنوان چیزهایی که به طور شفاف و تعریف شده و دانش ضمنی به عنوان چیزهایی که بازبیان نشده ولی به گونه ای غالب گردیده است، تعریف کرده اند. دانش تصریحی دانشی است که می توان ان را مشاهده کرد و در ارتباط بین افراد مشترک است. مثلا طرح استراتژیک یک سازمان را می توان به دانش تصریحی سازمان تلقی کرد. دانش ضمنی الگوهای ذهنی مدیران در تصمیم گیریها و یا شیوه های ارتباطی افراد است که به سهولت نمی توان آن را شناسایی و به عنوان یک الگو در سازمان دنبال کرد.

نمودار سیر تبدیل داده به حکمت و آگاهی:



اهمیت اطلاعات
مفهوم اطلاعات در سازمان ها به نظر پیچیده تر از مفهوم رایج آن در استفاده های روزمره از این واژه است. اطلاعات مفهومی است که از طریق آن انسان حقیقت یا ذهنیتی را درک و یا بیان می کند. (Zoikoczy. 1981)
اطلاعات خواه به شکل پرونده موجود در یک پایگاه و یا کتاب و اسناد در یک کتابخانه و یا به صورت اعداد در حافظه رایانه، می تواند یک مفهوم را منتقل کند و آن آگاهی دادن به کاربران در زمینه های مورد علاقه شان است.
در عصر نوین سازمانها در ابعاد و جنبه های مختلف به طور چشمگیر بر اطلاعات تاکید دارند. اطلاعات منشاء قدرت است و هر کس از آن برخوردار شود صاحب قدرت است. شرایط متغیر محیطی نیاز به اطلاعات را بیش از پیش نشان می دهد و این امر ضرورت جمع آوری، ثبت، پردازش و نیز توزیع اطلاعات را در سطوح مختلف سازمان دوچندان می سازد. اطلاعات مفهومی نسبی است و ویژگیهای خاصی را به خود اختصاص می دهد. این ویژگی ها بسته به سطح سازمانی متفاوت هستند.
سطوح مختلف مدیریتی و نیازهای اطلاعاتی
در این که همه سطوح مدیریتی در یک سازمان به اطلاعات به عنوان اصلی ترین ابزار مدیریت نیاز مبرم دارند، هیچ اختلاف نظری وجود ندارد. مدیران برای آن که بتوانند امور شغلی خود را به بهترین نحو ممکن به انجام برسانند و بهره وری را در مجموعه تحت امر خود از طریق افزایش اثربخشی و کارآیی افزایش دهند، گریزی از استفاده از اطلاعات صحیح و دقیق ندارند، ولی به همان میزان که در سطوح مدیریتی در یک سازمان بر اساس کارکردهایشان تفاوت وجود دارد، در نحوه ارضاء این نیاز اطلاعاتی نیز تفاوتهای کیفی و ماهوی وجود دارد. به عبارت ساده تر، ماهیت، کیفیت و کمیت اطلاعاتی که یک مدیر ارشد سازمانی نیاز دارد با اطلاعاتی که یک مدیر میانی و یا یک مدیر عملیاتی نیازمند ان است، کاملا متفاوت است.
مدیران ارشد نسبت به مدیران سطوح پایینتر، تاکید بیشتری بر اطلاعات بیرونی سازمان دارند در حالی که مدیران سطوح اجرایی، بیشتر به اطلاعات داخلی توجه دارند.
مدیران ارشد با توجه به ماهیت شغل خود ترجیح می دهند، اطلاعات خلاصه باشد در حالی که مدیران اجرایی به اطلاعات کامل و دقیق نیاز دارند.












جدول زیر سطوح مختلف سازمانی و ویژگی های اطلاعات مورد نیازشان را نشان می دهد(2000, Lucas 31):

ویژگی ها کنترل عملیات طرح ریزی استراتژیک
افق سازمانی تاریخی پیش بینی
انتظار قابل پیش بینی حیران کننده
منبع عمدتا داخلی عمدتا خارجی
گستره تفصیلی خلاصه
تکرار زمان واقعی دوره ای
ساماندهی کاملا ساخت یافته غیر ساختاری
دقت کاملا دقیق عمدتا نادقیق



فناوری اطلاعات
در بالا، روند تبدیل داده های خام و متنوع و زیاد را به حکمت و آگاهی آوردیم. همانگونه که گفته شد، داده ها، با دریافت ورودی و جمع آوری و ذخیره سازی پدید می آیند. صرفنظر از روشها و ابزارهای متفاوت برای جمع آوری داده ها در سیستمهای متفاوت، از فرمهای پرسشنامه دستی و مصاحبه های رخ به رخ گرفته، تا اطلاعاتی که توسط دستگاههای کاملا خودکار و بدون نیاز به کاربر و حتی بدون نیاز به انجام هیچ عملی توسط دستگاههای بارکد خوان یا کارت خوانهای غیر تماسی (که نمونه هایی از آنها را در کارتهای مترو و اتوبوسهای تندرو در تهران دیده اید) دریافت و جمع آوری داده ها معمولا توسط کامپیوترها و معمولا بر بستر شبکه های کامپیوتری اتفاق می افتد. در مرحله بعد با حجم زیادی داده خام مواجه هستیم که برای دریافت گزارشهای متنوع، بایستی مورد دسته بندی و پردازش دقیق قرار بگیرند تا بتوانند اطلاعات پردازش شده مفید را از آنها استخراج نمود. این وظیفه نیز امروزه بر عهده پردازنده های کامپیوتری نهاده شده است. امروزه با استفاده از سیستمهای خبره و سیستمهای هوشمند در بعضی موارد بعضی از لایه های تفسیر و تحلیل نیز به ماشینها سپرده شده است.
فناوری اطلاعات عبارت است از مجموعه ابزارها، ماشینها، دانش، روش و مهارت استفاده از آنها در تولید، دریافت، انتقال، جابجایی، ذخیره، پردازش، آماده سازی، گزارش گیری، پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات، از ساده ترین تا پیشرفته ترین مراحل اطلاعاتی.
با توجه به کاربرد کامپیوتر و شبکه های کامپیوتری در برآورده کردن شرایط فوق الذکر، امروز، فناوری اطلاعات را نقطه تلاقی سخت افزار، نرم افزار و شبکه های کامپیوتری می دانند. با اینحال مجموعه ای از قوانین و پروتکلهای ارتباطی و سیستمهای جانبی کامپیوتر و مهارتها و روشهای بهره برداری و ارتباطی در کاربری کامپیوتر و شبکه های کامپیوتری در این تعریف مستتر هستند و تناقضی بین دو تعریف وجود ندارد.
بر اساس آنچه گفته شد، در تعریف امروزی از فناوری اطلاعات، سه عامل اصلی وجود دارند که تلاقی این سه عامل می توان فناوری اطلاعات را تعریف نمود: نرم افزار ، سخت افزار ، شبکه ارتباطی






در حقیقت با استفاده از فناوری اطلاعات تلاش می کنیم تا به اطلاعات مناسب برای بهره مندی در لایه های مختلف سازمانی دست یابیم. بر این اساس، مشخصه های اطلاعات مناسب را به صورت زیر تعریف می کنیم:
اطلاعات مناسب به اطلاعاتی اطلاق می شود که دارای جمیع مشخصات زیر باشند:
• دقیق
• به هنگام
• مرتبط
• معتبر
• صحیح
• در دسترس

مدیریت اطلاعات
مدیریت اطلاعات در یک سازمان، توانایی سازمان در ایجاد، نگهداری، بازیابی و توزیع اطلاعات صحیح و به هنگام در بین افراد مورد نظر با حداقل هزینه و مناسبترین جهت تصمیم گیری است. سازمان اطلاعات را به منظور هماهنگی اقتصادی و اثر بخش در تولید، کنترل، نگهداری و بازیابی و توزیع اطلاعات از منابع داخلی و خارجی در جهت ارتقاء عملکرد خود انجام می دهد. (Best, 1988, 13-24)
تعاریف فوق به صورت محدود مدیریت اطلاعات را در نظر گرفته است، زیرا به ویژگیهای اطلاعات، محتوا، مالکیت، نحوه ارایه، ابزارهای نگهداری، پرورش و سایر عناصر توجه نشده است. بنابراین می توان گفت که مفهوم اصلی مدیریت اطلاعات با به کارگیری فناوری های اطلاعات نوین دچار گسترش معنایی گردیده است و به کلیه امور مربوط به نحوه جذب، ایجاد، نگهداری، پرورش و بازیابی و توزیع اطلاعات و نقش آن در ایجاد برتری رقابتی در سازمان مرتبط می شود.
از طرفی، اطلاعات مانند سایر منابع سازمان: مواد، سرمایه، منابع انسانی و فناوری، یک منبع با اهمیت است. بنابراین مانند سایر منابع بایستی به درستی مدیریت شود. فناوری اطلاعات نیز دائما در حال تغییر و دگرگونی است، لذا به منظور استفاده موثر و کارآ باید اداره و مدیریت شود. (صرافی زاده، 1386، 44،45)

تدوین استراتژی
استراتژی چیست؟! استراتژی تصویر جامعی از هدفهای بلند مدت ، مقاصد و هدفهای کوتاه مدت و سیاستها و برنامه های عمده برای تحقق هدفهایی است که در آن رسالت موجود یا آتی سازمان و شخصیت موجود یا آتی سازمان تبیین شده است.
آندره بوفر استراتژی را اساس و اصول راهنما ، فلسفه و اندیشه عملی و تجربی تعریف کرده است.
کوئین استراتژی را چنین تعریف کرد : ( استراتژی عبارت است از الگو یا طرحی که هدفها ، سیاستها و زنجیره های عملیاتی سازمان را در قالب یک کل به هم پیوسته با یکیگر ترکیب می کند.)
آنسف استراتژی را چنین تعریف نمود : استراتژی برداشت جامعی است در جهت مسئولیت خطیر و روزافزون مدیریت عمومی که به موجب آن سازمان در ارتباط با محیط حرکت می کند و جایگاه خود را طوری تعیین می کند که موفقیت سازمان تامین گردد.
دیوید در سال 1990 مدلی ارائه می کند که مدیریت استراتژیک را به طور کلی فرایندی سه مرحله ای تعریف کرده است.
گام اول : تدوین استراتژی
گام دوم : اجرای استراتژی
گام سوم : ارزیابی استراتژی
فرایند مدیریت استراتژیک در نمودار زیر بیان شده است:


در این نوشتار هدف ما بررسی نقش فناوری اطلاعات در گام اول مدیریت استراتژیک، یعنی تدوین استراتژی می باشد ولی باید توجه داشت که فناوری اطلاعات در تمام مراحل و لایه های مدیریت استراتژیک نقشی موثر و بی بدیل دارد و همانطور که در شکل مشهود است، سیستم اطلاعاتی بر تمام مراحل احاطه دارد.

در گام اول : سازمان در تدوین استراتژی بایستی ابتدا اهداف ، ماموریتها رسالت جاری و استراتژی جاری سازمان را با توجه به نقاط قوت و ضعف درونی سازمان مورد بررسی قرار دهد و با یک شناخت دقیق وضعیت موجود را تبیین کند.
مدیر در فرایند تدوین ، طراحی ، اجرا ، ارزیابی مدیریت استراتژیک با پدیده تصمیم گیری استراتژیک رو به رو است ، تصمیم گیری استراتژیک تدبیری برای رسیدن به هدفهای نهایی سازمان است.
جان دیوئی به این نتیجه رسید که حل مسئله مستلزم چهار مرحله مختلف است :
1. جریانی که تصمیم گیرنده را متوجه مسئله می نماید.
2. نوع مسئله ، ابعاد و ویژگیهای آن مورد بررسی قرارگرفته ، شناسایی می شود.
3. جستجو برای یافتن راه حلهای مختلف مسئله آغاز می گردد.
4. عواقب ناشی از انتخاب و بکاربستن هر راه حل ، مورد بررسی قرارگرفته و بر اساس این ارزیابی ، مناسبترین راه حل به مورد اجرا گذاشته می شود.
تدوین استراتژی را برنامه ریزی استراتژیک نیز می گویند. برنامه‌ریزی استراتژیک گونه‌ای از برنامه‌ریزی است که در آن هدف، تعریف و تدوین استراتژی‌هاست. از آنجایی که استراتژی می‌تواند عمر کوتاه یا بلند داشته باشد، برنامه‌ریزی استراتژیک می‌تواند برنامه‌ریزی بلند‌مدت یا کوتاه‌مدت باشد، اما هر کدام رویکردی متفاوت دارند.



استراتژی:
استراتژی، برنامه، موضع، الگوی رفتاری، سیاست یا تصمیمی است که سمت و سوی دیدگاه‌ها و جهت حرکت سازمان را نشان می‌دهد. استراتژی می‌تواند تحت سطوح سازمانی ، وظایف و محدوده زمانی متفاوت تعریف شود. برخلاف برنامه ریزی سنتی که در آن آرمانها و اهداف تعیین می‌شوند، هدف برنامه ریزی استراتژیک، تبیین و تدوین استراتژی است. بسته به نوع، تنوع و ماهیت تغییرات موجود در محیط می‌توان ترکیبی از برنامه ریزی سنتی و برنامه ریزی استراتژیک را بکار برد

ویژگی‌های برنامه ریزی استراتژیک
فرایند برنامه ریزی استراتژیک اساساً فرایندی هماهنگ‌کننده بین منابع داخلی سازمان و فرصتهای خارجی آن می‌باشد. هدف این فرایند، نگریستن از درون «پنجره راهبردی» و تعیین فرصتهایی است که سازمان از آنها سود می‌برد، یا به آنها پاسخ می‌دهد. بنابراین فرایند برنامه ریزی استراتژیک شامل یک فرایند مدیریتی وهماهنگی قابلیتهای سازمان با فرصتهای موجود است. این فرصتها در طول زمان تعیین شده و برای سرمایه‌گذاری یا عدم سرمایه‌گذاری منابع سازمان روی آنها، مورد بررسی قرار می‌گیرند. حوزه‌ای که در آن تصمیمات استراتژیک اتخاذ می‌گردند شامل :
محیط عملیاتی سازمان،

مأموریت سازمان،
اهداف جامع سازمان می‌باشد.

بنابراین، برنامه ریزی استراتژیک فرایندی است که این عناصر را با یکدیگر در نظر گرفته و گزینه‌های استراتژیک سازگار با این سه عنصر را آسان می‌سازد و سپس این گزینه‌ها را بکار گرفته و ارزیابی می‌کند.
باید توجه داشت که هر فرایند برنامه ریزی استراتژیک زمانی باارزش است که به تصمیم‌گیرندگان اصلی کمک کند که به صورت استراتژیک اندیشه کرده و عمل نمایند. برنامه ریزی استراتژیک به خودی خود هدف نیست، بلکه تنها مجموعه‌ای از مفاهیم است که برای کمک به مدیران در تصمیم‌گیری استفاده می‌شود. (وردینژاد، 1388)

مدل تدوین و طراحی استراتژی تافلر
این استراتژی توسط تایلر در سال 1975 بیان شد. برنامه ریزی جامع یا استراتژیک فرایندی است که ضمن آن اهداف و خطوط کلی فعالیتها و ماموریتهای سازمان در دراز مدت تعیین می شود.
1.تعیین و تدوین اهداف آینده سازمان
2. شناخت اهداف و استراتژیهای موجود سازمان
3. تجزیه و تحلیل شرایط محیطی سازمان
4. تجزیه و تحلیل منابع و امکانات سازمان
5. شناخت وضع موجود
6. تعیین تغییرات مورد لزوم در استراتژیها
7. تصمیم گیری در مورد استراتژی مطلوب
8. اجرای استراتژی جدید
9. کنترل و سنجش استراتژی جدید در عمل


واضح است که برای دستیابی به بهترین برنامه استراتژیک در مرحله تدوین استراتژی، کلیه منابع و داراییهای سازمان بایستی احصاء و به کارگرفته شوند. در تمامی مراحل و از بین تمام منابع، بیراه نیست اگر نقش منابع اطلاعاتی سازمان را، که علاوه به ابزاری مدیریتی برای مدیریت و استفاده از سایر منابع کاربردی انکار ناپذیر دارد، خود نیز یکی از منابع مهم به شمار می رود، مهمترین منبع و دارایی سازمان در امر تدوین استراتژیها بخوانیم.

اطلاعات به منزله دارایی سازمان
امروزه نه تنها در کلیت این ایده که اطلاعات و منابع اطلاعاتی یکی از منابع سرمایه ای یک سازمان به حساب می آید شکی وجود ندارد، بلکه اغلب کارشناسان و اندیشمندان حوزه مدیریت معتقدند یکی از مهمترین منابع سازمانی، منابع اطلاعاتی است که علاوه بر تاثیر در بهبود فرایندهای سازمان و نقش اساسی که در رسیدن به اهداف سازمانی بازی می کند، نقش به سزایی نیز در تامین و تقویت سایر منابع سازمانی (به صورت مستقیم یا غیر مستقیم) ایفا می نماید.
در یک تقسیم بندی، داراییهای سازمان به دارایی های مشهود و دارییهای نامشهود تبدیل شده اند. دارایی های مشهود عبارتند از سرمایه، پول، ملک، موجودی انبار، مواد اولیه و هر چیزی که به صورت فیزیکی قابل مشاهده و لمس است. دارایی‌های نامشهود، دارایی‌هایی با عمر طولانی و غیرقابل لمس هستند که توسط یک شرکت تجاری توسعه و گسترش می‌یابند و جزو دارایی‌های شرکت تلقی می‌شوند.
داراییهای نامشهود سازمان:
سرمایه انسانی.....................Human capital - کارکنان سازمان
سرمایه اطلاعاتی.........Information capital - آنچه سرمایه انسانی و سازمان می داند
سرمایه سازمانی......Organizational capital - چگونگی انجام عملیات سرمایه های انسانی و استفاده از سرمایه های اطلاعاتی در جهت خلق ارزش برای سازمان
مشاهده می شود که اطلاعات در زمره داراییهای نامشهود سازمان قرار گرفته است.
برای تبدیل داراییهای نامشهود به داراییها و نتایج مشهود، که نتیجه آن خروجی موثر سازمان است، لازم است که اولا، همترازی یا انطباق داراییهای نامشهود با استراتژی های سازمان که قرار است اجرا شوند، ایجاد شود و ثانیا، برنامه ریزی منسجم و یکپارچه برای استفاده از داراییهای نامشهود اجرا شود.
در اینجا بحث ما بیشتر روی حوزه داراییهای نامشهود است که به سه دسته، سرمایه انسانی، سرمایه اطلاعاتی و سرمایه سازمانی تقسیم می شوند. در حقیقت سرمایه انسانی، کارکنان سازمان هستند. سرمایه اطلاعاتی، عبارت است از آنچه که سرمایه انسانی و سازمان می داند. سرمایه سازمانی، دانش و بینش چگونگی انجام عملیات سرمایه های انسانی و استفاده از سرمایه های اطلاعاتی در جهت خلق ارزش برای سازمان است.
برای ارزش آفرینی از داراییهای نامشهود دو امر مهم بایستی محقق شوند: (Kaplan and Norton, 2004)
1- همسویی یا انطباق داراییهای نامشهود با استراتژی های سازمان که قرار است اجرا شوند.
2- برنامه ریزی منسجم و مدیریت یکپارچه برای استفاده از داراییهای نامشهود انجام شود.
فرایند تبدیل داراییهای نامشهود به نتایج مشهود و سپس تبدیل آنها به ارزش مالی و سود آوری برای سازمانها در دو مرحله به انجام می رسد. مرحله اول "آمادگی" نام دارد که به معنی میزان همسویی و انطباق داراییهای نامشهود با استراتژی های سازمان است. هر چه درجه آمادگی داراییهای نامشهود بالاتر باشد، تبدیل آن به ارزش و سود با استفاده از فرایندهای داخلی سریعترخواهدبود. مرحله دوم، "نقدینگی" نام دارد و میزان سادگی تبدیل داراییهای نامشهود به وجه نقد را نشان می دهد.
داراییهای نامشهود تنها زمانی به نتایج مشهود می رسد و قابل تبدیل به ارزش مالی است که در رشد درآمد شرکت یا کاهش هزینه ها تاثیر گذار باشد و این امر ممکن نیست مگر زمانی که داراییهای مذکور بخوبی با استراتژی های سازمان همسو شده باشند و هم راستا با آنها در جهت تحقق اهداف سازمان عمل کنند. سازمان نمی تواند و نباید ارزش پولی معنی داری برای داراییهای نامشهود تعیین کند. زیرا ارزش مورد بحث تنها زمانی قابل حصول است که داراییهای نامشهود به نتایج مشهود تبدیل شوند و آنگاه قابلیت نقد شدن را دارند و این امر تنها زمانی میسر است که استراتژی های سازمان اجرا و اهداف سازمانی محقق شوند. نقشه استراتژی نشان می دهد که تاثیرگذاری داراییهای نامشهود بر عملکرد سازمانی از طریق فرایندهای داخلی صورت می گیرد.
عبارت آمادگی استراتژیک که برای داراییهای نامشهود تعریف شد شرط لازم برای تبدیل آن به نتایج مشهود است ولی کافی نیست. موضوع داراییهای نامشهود و درجه آمادگی آنها دغدغه مدیران کسب و کار در اقتصاد دیجیتالی است که همواره سعی در افزایش این آمادگی و انطباق آنها با اهداف و استراتژی های سازمانی را دارند. برخی از داراییهای استراتژیک بعنوان مزیتهای رقابتی شرکتها هستند که توسط رقبا به سختی قابل کپی برداری هستند، به همین دلیل اهمیت تعریف دقیق این داراییها، اندازه گیری و مدیریت آنها روز به روز بیشتر می شود و از جمله مسایل مهم مد نظر مدیران است. (Kaplan and Norton, 2004)

همترازی استراتژیک:
به عقیده لوفتمن، همترازی بین استراتژی فناوری اطلاعات و کسب و کار بر به کارگیری فناوری اطلاعات به شیوه ای شایسته و به هنگام و در توازن با استراتژیها، اهداف و نیازهای کسب و کار سازمان اشاره دارد؛ ضمن آنکه همترازی استراتژیک حدی است که در آن حد، استراتژیهای فناوری اطلاعات از استراتژیهای کسب و کار حمایت می کنند و توسط استراتژیهای کسب و کار نیز حمایت شوند.
• همسویی استراتژیک و مزیت رقابتی، دو جزء مهم در برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات هستند.
• عامل کلیدی موفقیت در محیطهای کسب و کار پویا برای سازمانها، استراتژی کارا و موثر فناوری اطلاعات است که از استراتژیها و فرایندهای کسب و کار پشتیبانی می کند.
• شرکتها نمی توانند رقابتی باشند، اگر استراتژی کسب و کار و فناوری اطلاعاتشان همراستا نباشد.
(R.Papp,1995 – J. Luftman, 1999)
برای همترازی، هم باید تعیین استراتژی متناسب با داراییهای نامشهود باشد و هم باید داراییهای نامشهود در سطح استراتژیهای سازمان و طبق برنامه رشد داده شوند. در گام نخستین باید سرمایه اطلاعاتی و اجزای آن در سازمان بخوبی شناسایی و تعریف شوند، سپس این سرمایه ها را با استراتژی های سازمان همتراز یا منطبق کرد. برای مثال شرکتی که استراتژی خاصی برای مشتری مداری تعریف کرده است وآن را با جدیت دنبال می کند نیاز به سیستم اطلاعاتی عملیاتی و تحلیلی خاص ب رای جمع آوری، نگهداری، پردازش و تحلیل اطلاعات مشتریان، فروش و خدمات خود ر ا دارد تا با استفاده از پایگاه داده تشکیل شده ، به تجزیه وتحلیل نیاز مشتریان و خصوصیات محصولات خود بپردازد. در انتها باید آمادگی این سرمایه های اطلاعاتی را اندازه گیری کرد . هرچه درجه آ مادگی این سرمایه های اطلاعاتی بیشتر باشد، استراتژی های مورد نظر شرکت بیشتر پشتیبانی می شود. این اندازه گیری ممکن است کمی یا کیفی باشد . استفاده از روشهای مختلف به دیدگاههای مدیریتی و نوع ممیزی های فنی درون سازمان بستگی دارد.
دراکثر موارد ، سرمایه اطلاعاتی و سرمایه گذاری انجام شده روی آن با تحلیل هزینه - فایده و معیارهای فنی نظیر قابلیت اطمینان، عملکرد و کیفیت سنجیده می شوند . در واقع نقشه استراتژیک برای تشخیص میزان مشارکت سرمایه اطلاعاتی در جهت تحقق اهداف سازمانی و همترازی با استراتژی های سازمانی کاربرد دار د. برای مثال اگر شرکتی هدف خود را افزایش فروش اینترنتی تا ۳۰ درصد در طی دو سال قرار داده است و استراتژی افزایش سهم بازار را دنبال می کند بایستی سایت اینترنتی شرکت را با طراحی، سازماندهی و مدیریتی کارآمد ایجاد کرده و توسعه دهد . هرچه میزان اطمینان ، کیفیت و س هولت دسترسی به اطلاعات سایت بیشتر باشد همترازی این سرمایه اطلاعاتی با اهداف استراتژیک شرکت بیشتر می شود. در نتیجه درجه آمادگی آن بالاتر است و بالطبع نقدینگی حاصل از فروش از طریق اینترنت و تبدیل آن به پول نقد نشان دهنده میزان ارزش خلق شده و تبدیل این داراییهای نامشهود به ارزش مالی، رشد، افزایش بهره وری و سود بیشتر برای شرکت خواهد بود. البته بهترین سطح همترازی زمانی بدست می آید که هر سه سرمایه انسانی، سرمایه اطلاعاتی و سرمایه سازمانی با یکدیگر و با دیگر حوزه ها مانند فرایندهای داخلی سازمان و مشتریان در یک نظام فراگیر، ادغام و منطبق شوند و در جهت اهداف و استراتژی های سازمان، کسب سود و خلق ارزش برای سهامداران و ذینفعان قرار گیرند.
برای همترازی استراتژیک مدلهای متعدد ومتفاوتی ارایه شده است. در بین مدلهای یاد شده، تنها برای آشنایی به مدل معروف هندرسون-ونکاترامن اشاره می شود.



مدل همترازی هندرسون- ونکاترامن
مفهوم همترازی راهبردی موضوعی است که در اواخر دهه‌ی هفتاد میلادی مطرح شد و در دهه‌ی نود به اوج رسید. در این دهه مدل چهاربخشی هندرسون-ونکاترامن ارائه شد و محققان فراوانی از آن استقبال کردند و آن را گسترش دادند. تفاوت همترازی راهبردی با روش‌های سنتی‌تر برنامه‌ریزی فناوری اطلاعات ارتقای فا به عنوان بخشی از راهبرد سازمان است نه صرفاً پاسخی به راهبردهای سازمان. یعنی فناوری اطلاعات در زمان برنامه‌ریزی راهبردی برای سازمان مورد توجه قرار می‌گیرد نه پس از آن.
مدل همترازی راهبردی هندرسون-ونکاترامن چارچوبی برای مقایسه و تحلیل اهداف و فعالیت‌های فا نسبت به اهداف و فعالیت‌های سازمان است. این مدل از چهار «ربع » تشکیل شده است که جنبه‌های راهبردی و زیرساختی کسب و کار و فناوری اطلاعات را نشان می‌دهند. ارتباط بین این ربع‌ها با «تناسب راهبردی » بین جنبه‌ی راهبردی و زیرساختی و همچنین «یکپارچگی کارکردی » بین کسب و کار و فا نشان داده می‌شود.



نحوه‌ی ارتباط دادن این چهار ربع نشان‌دهنده‌ی جهت‌گیری سازمان در همتراز کردن کسب و کار و فا است. هر سازمان می‌تواند یکی از چهار نوع جهت‌گیری اصلی را داشته باشد که هر کدام یک «دیدگاه » نامیده می‌شوند: اجرای راهبرد ، پتانسیل فناوری ، پتانسیل رقابتی و سطح خدمت . در هر یک از این دیدگاه‌ها، سازمان از یک ربع شروع کرده و دو ربع دیگر را در جهت‌های تناسب راهبردی و یکپارچگی کارکردی طی می‌کند.
بر این اساس:
 تناسب استراتژیک (strategic fit): مدیریت انتخاب‌هایی که هم سازمان را در بازار تعیین موقعیت می‌کنند و هم در رابطه با چگونگی سازماندهی داخلی برای دستیابی به استراتژی موقعیت‌یابی در بازار تصمیم می‌گیرند (روابط عمودی در مدل)
 یکپارچگی عملکردی (functional integration): بیان کننده توانایی سازمان برای بقا در بازار رقابتی با بهره‌گیری از فناوری اطلاعات است (روابط افقی در مدل)
تعریف می شوند.

سیستمهای اطلاعات مدیریت
برای بهره مندی از اطلاعات و فناوری های اطلاعات در مدیریت، سیستمهایی متناسب با سطح و نوع مدیریت طراحی شده و مورد بهره برداری قرار می گیرند. بر این اساس سیستمهای متعددی به عنوان سیستمهای اطلاعات طراحی و مورد بهره برداری قرار می گیرند.
گراند و گنی دالی در سال 1996 و راس در همان سال معتقد بودند که اگر یک سازمان مصصم است که نسبت به رقبای خود موقعیت استراتژیک داشته باشد، باید توان آن را داشته باشد که از دانش بهره‌برداری نماید و از امکانات، بهتر از رقبای خود سود جوید. این توان به عوامل هوشمند آن سازمان بستگی دارد و در حقیقت باید معتقد بود که به وضوح ممکن است بتوان استراتژی دانش و عملکرد را به گونه‌ای به هم مرتبط کرد که احتمال ایجاد ارزش افزوده وجود داشته باشد. بعضی از شرکتها قادرند که ارتباطات مورد نیاز را بین استراتژی و آنچه که عوامل هوشمند آنها نیاز دارند بدانند، به اشتراک بگذارند و همچنین یاد بگیرند که آنها را در خلال اجرای استراتژی به کار ببرند. دانش می‌تواند انواع مختلفی داشته باشد که هر یک می‌تواند بروز نماید. هنگامی که دانش اتفاقی و روشن به اشتراک گذاشته می‌شود (غالباً به شکل محیط، رقبا، و تجزیه و تحلیل موقعیت)، این امر مدیران را قادر می‌سازد که فرموله‌کردن استراتژی‌ها و تاکتیک‌های نیل به اهداف را هماهنگ سازند. از اوایل دهه 70، تعداد روز افزونی از مطالعات در زمینه سیستم حمایت از تصمیم‌گیری گزارش گردید (اِوم، 1995). این گزارشات بیانگر نیاز به زمینه منسجم و ثابتی برای سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت هستند. یک طرح مطلوب سیستم حمایت از تصمیم‌گیری می‌تواند مجموعه معمولی از عناصر این سیستم شامل محیط، ویژگیهای وظیفه‌ای، الگوهای دسترسی، نقشها و عملکردها، و اجزای آن را شامل شود (آنجر، 1993). به علاوه مدیران مجبورند که تصمیمات خود را در محیطهای پیچیده اتخاذ نمایند و جایگزینهای استراتژیک پیچیده را در نظر داشته باشند. این بدین معناست که فعالیتهای مدیریتی نیازمند یاری سیستم حمایت از تصمیمات استراتژیک می‌باشند، یعنی مجموعه‌ای از ترکیب کافی از سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای تخصصی (منزروگومس، مرتن، 1991)
سیستم حمایت از تصمیمات استراتژیک می‌تواند جزئی از مدیریت دانش کارا و به گونه‌ای تعاونی و یکپارچه باشد. به عنوان مثال، برای استراتژی فروش و انتخاب تکنولوژی‌های جدید، طراحی سیستم حمایت از تصمیمات استراتژیک باید بر طبق نیازهای مدیریتی و مهارتهای عوامل هوشمند صورت پذیرد. سیستم حمایت از تصمیمات استراتژیک همچنین می‌تواند در برنامه‌ریزی مؤسسات کوچک مؤثر باشد (نرمن و همکاران، 1993).



مروری بر انواع سیستمهای اطلاعات مدیریت
تعریف سیستم اطلاعات:
سیستمی که برای کاربران سازمان داده یا اطلاعات فراهم می کند که اگر در این سیستم از کامپیوتر استفاده شود به آن سیستم اطلاعات مکانیزه می گویند.
سیر تکامل سیستمهای اطلاعات:
پردازش داده( دوره 1950)
سیستم اطلاعات مدیریت(1960-مسایل ساختار یافته)
سیستم حمایت از تصمیم(1970-مسایل نیمه ساختار یافته)
سیستم خبره(1980-مسایل ساختار نیافته)
سیستم اطلاعات مدیریت عالی(1980-مسایل ساختار نیافته)
سیستم تصمیم گروهی(1990)
شبکه عصبی مصنوعی(1990)

سیستم پردازش داده(DP):
سیستمی کامپیوتری که داده های خام را گرفته و بر اساس نیاز سازمان انها را پردازش می کند که این پردازش معمولا در مورد عملیات عادی سازمان است.مانند سیستم مکانیزه حساب پس انداز.
جزایر اتوماسیون: اگر در یک سازمان هر بخش برای خود DP جداگانه ای ایجاد نماید بدلیل عدم سازگاری و نداشتن دیدگاه نظام مند وسیستمی مسایلی از قبیل افزونگی داده ها ، وابستگی برنامه وداده ، عدم انعطاف پذیری ،امنیت پایین ، نبود اشتراک داده ها وقابلیت دسترسی داده ها بوجود میاید که اگر بخواهیم اطلاعات چند DP را با هم ترکیب و گزارش مشترکی از انها بگیریم کار دشواری است که به این حالت جزایر اتوماسیون می گویند. برای رفع مشکل بالا می توان از پایگاه داده یکپارچه(به حداقل رساندن افزونگی داده ها و مرکزیت بخشیدن به آنها) استفاده کرد.

سیستم اطلاعات مدیریت : (MIS)
سیستمی منسجم برای تهیه اطلاعات به منظور حمایت از برنامه ریزی ، کنترل وعملکرد سازمان است که از طربق ارائه گزارشهای خاص مدیریتی وظایف مدیریت میانی را پوشش می دهد.

تصمیم گیری مدیریتی وسیستمهای اطلاعاتی:
مدیر نخستین وبزرگترین تصمیم گیرنده در سازمان است که در تمام فعالیتهای وی فرایند تصمیم گیری وجود دارد با توجه به تغییرات سریع وپیچیدگی محیطی که مدیران دران به فعالیت مشغولند استفاده از سیستم های اطلاعاتی مناسب برای مدیران امری حیاتی است.این تغییرات میتوانند بر تصمیم گیری یک مدیر به اشکال گوناگون تاثیر بگذارند. توسعه فناوری وسیستم های ارتباطی باعث بوجود امدن تعداد راهکارهای بیشتر می شود.
پیچیدگی وحجم عملیات اتوماسیون و... باعث بوجود امدن خطا در جندین بخش سازمان شده که هزینه زیادی ناشی از خطای بوجود امده به سازمان تحمیل می شود. امکان دارد دسترسی به اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری مشکل باشد در حالیکه باید به سرعت تصمیم ها گرفته شوند. افزایش بازارهای جهانی ، مصرف کنندگی ، مداخله دولت وکاهش ثبات سیاسی، عدم قطعیت در مورد آینده را به دنبال دارند.
مدیران وحمایتهای کامپیوتری:
امروزه فناوریهای کامپیوتری به شکل گسترده ای در فعالیتهای مدیران نفوذ کرده و میتوانند بازه ای از پردازشهای مراوده ای تا بررسی وتجزیه وتحلیل وحل مسایل را پوشش دهند وبطور کلی در مهمترین وظیفه یک مدیر یعنی تصمیم گیری بکمک وی بیایند.
دلایل نیاز به سیستم های مکانیزه حمایت از تصمیم :
محدودیتهای فکری بشر در پردازش وذخیره سازی: چون توانایی ذهن بشر در پردازش ذخیره ودسترسی به اطلاعات محدود است با استفاده ازاین سیستمها می توانیم این محدودیت را برطرف کنیم.
محدودیتهای دانش:
اگر برای حل یک مساله نیاز به اطلاعات ودانشهای متنوعی باشد توانائی یک فرد در حل ان مسئله محدود میباشدواگر بخواهیم از چندین متخصص در هر زمینه استفاده کنیم هماهنگی وارتباط بین این افراد مشکل خواهد بود.سیستمهای کامپیوتری این مشکلات را حل کرده ومی توانند به سرعت به حجم زیادی اطلاعات دسترسی پیدا کرده وانها راپردازش کنند همچنین میتوانند هماهنگی وارتباط بین ان افراد را آسان کنند.
کاهش هزینه: حمایت کامپیوتری باعث کاهش تعداد افراد گروه می شود وامکان برقراری ارتباط از مناطق مختلف را برای اعضای گروه فراهم می سازد و همچنین باعث افزایش بهره وری بخش ستادی میشود که همه این موارد منجر به کاهش هزینه خواهد شد.
حمایت فنی:
کامپیوترها می توانند به سرعت وبه شکل مقرون به صرفه ای داده های لازم را جستجو وذخیره کنند یا انتقال دهند.
حمایت از کیفیت:
سیستمهای کامپیوتری با اجرای سریع شبیه سازیهای پیچیده به مدیران کمک میکنند تا امکانها و راهکارهای گوناگون را بررسی وتاثیرات مختلف را به سرعت ومقرون به صرفه ارزیابی کنند واز این طریق کیفیت تصمیمها را بالا ببرند.
حاشیه رقابت، مهندسی مجدد فرایندها واختیارات:
فناوریهای کامپیوتری در زمینه فشارهای رقابتی وتغییر در وضعیت عملیات سازمان ، مهندسی مجدد فرایندها وساختارها ، اختیارات کارکنان ونواوریها به مدیران اختیارهایی اعطا وانها را در اخذ تصمیم درست وسریع یاری می کنند.
فناوریهای اصلی حمایت از تصمیم:
1- سیستم حمایت از تصمیم(DSS)
2- سیستم حمایت از تصمیم گروهی(GDSS)
3- سیستمهای اطلاعات مدیریت عالی(EIS)
4- سیستمهای خبره(ES)
5- شبکه های عصبی مصنوعی(ANN)
6- سیستمهای حمایت ترکیبی
تعیین چهارچوبی برای حمایت از تصمیم:
فرایندهای تصمیم گیری شامل سه نوع تصمیمات ساختار یافته(قابل برنامه ریزی)، نیمه ساختار یافته ،ساختار نیافته(غیر قابل برنامه ریزی)است.فعالیتهای مدیریت نیز شامل سه قسمت برنامه استراتزیک، کنترل مدیریت، کنترل عملیاتی می باشد.از ترکیب این تصمیمات وفعالیتها حالتهای مختلفی بوجود می اید که برای هر حالت یک یا چند سیستم اطلاعاتی جوابگو می باشد.برای مثال زمانیکه تصمیم از نوع ساخت یافته باشد سیستمهای MIS، OR، TPS، DP جوابگو است یا اگر نیمه ساخت یافته باشد DSS مناسب میباشد.

مفهوم سیستمهای حمایت ازتصمیم(DSS):
این سیستمها،منابع انسانی (اگاهیهای فردی) را با قابلیتهای کامپیوتری ترکیب میکنند تا باعث ارتقاء کیفیت تصمیم گیریها مخصوصا در مورد مسائل نیمه ساخت یافته شوند.
مزایای DSS :
1- کیفیت بالاتر تصمیم گیری
2- بهبود ارتباطات
3- کاهش هزینه
4- افزایش بهره روی
5- صرفه جوئی در زمان
6- بهبود رضایت مشتری وکارمند


سیستم حمایت از تصمیم گروهی(GDSS):
حجم زیادی از تصمیمات اصلی سازمان توسط گروهها گرفته میشود از آنجایی که گرداوری یک گروه در یک مکان و زمان معین مشکل وهزینه بر است و بر گزاری این جلسات گروهی نیز زمان زیادی را میطلبد ونتایج تصمیم گیریها در حد متوسط است برای رفع این مشکلات از فناوری اطلاعات(IT) استفاده می شودکه عنوانهای مختلفی مانند سیستمهای حمایت از تصمیم گروهی را دارا می باشد.

سیسنم اطلاعات مدیریت عالی(EIS):
این سیستمها برای اهداف زیر بوجود امده اند:
1- ایجاد دیدگاهی سازمانی از عملیات سازمان
2- ایجاد یک واسطه نزدیک به کاربر در انواع سبکهای تصمیم فردی
3- تهیه کنترلهای کارا وبه موقع
4- دسترسی سریع به اطلاعات دقیق
5- متمایز، فشرده ودنبال کردن داده ها واطلاعات حساس
6- تعیین مسائل

سیستمهای خبره(ES):
در این نوع از سیستم، خبرگی وتخصص از فرد متخصص به کامپیوتر منتقل می شود . این دانش در کامپیوتر ذخیره می شود وهنگام نیاز کاربر از ان استفاده می کند. ES می تواند مانند یک متخصص به خوبی استنباط کند و به نتیجه مناسبی برسد.

شبکه های عصبی مصنوعی(ANN):
در فناوریهای قبلی از اطلاعات ودانش موجود در کامپیوتر که از افراد متخصص گرفته میشود استفاده می کردیم ولی چون دسترسی به اطلاعات به سادگی امکان پذیر نیست تصمیم گیرندگان باید از تجربه های خود در شرایط گوناگون گذشته استفاده کنند .در این سیستم کامپیوتری امکان یادگیری از تجربه های گذشته وجود دارد وبه این طریق مسایل حل می شود .

سیستمهای پشتیبانی ترکیبی(HSS):
برای حل مسایل سازمان تصمیم گیرندگان می توانند از ترکیب چند فناوری اطلاعاتی استفاده کنند .بنابراین بایستی از یکپارچه سازی این سیستمها استفاده کرد که اگر درجه یکپارچگی بالا باشد ابزار تصمیم گیری سیستمی ترکیبی است که در اختیار کاربر قرار میگیرد.
از آنجا که بخشی از تدوین استراتژی با ارزیابی استراتژیها و روندهای موجود انجام می شود، می توان ادعا کرد که تمامی سیستمهای اطلاعات مدیریت ذکر شده در فوق، به نحوی در امر تدوین استراتژی یک سازمان مورد استفاده قرار می گیرند.

اینفوکراسی- مفهومی نوین از کنترل مدیریتی
یکی از وظایف اصلی مدیران سازمان، در هر مرتبه ای که باشند، کنترل و نظارت بر روندهای سازمانی است. انواع گوناگونی برای کنترل در متون مدیریتی آمده است. از جمله این روشهای کنترل مدیریتی عبارتند از:

 کنترل سنتی - آمرانه
 کنترل بروکراتیک
 کنترل کاریزماتیک
 کنترل انفورماتیک (اینفوکراسی)

یکی از جدیدترین و کارآترین روشهای کنترل، که اتفاقا در سازمانهای رسانه ای بیش از روشهای دیگر مدیریتی به کار می آید، مورد اخیر، یعنی کنترل انفورماتیک، یا اینفو کراسی است.
در اینفوکراسی، کنترل از طریق نرم افزارها اعمال می شود. مجموعه دانشها و آگاهیهای تخصصی، بسیار رشد کرده است و اینفوکراسی می تواند هر نوع اطلاعاتی را از طریق شبکه های الکترونیکی به دست آورد، از سیستمهای خبره استفاده کند و به تمامی دانشهای تخصصی و حرفه ای مجهز شود.


نتیجه گیری:
اطلاعات، به عنوان داده های پردازش شده یکی از مهمترین منابع سازمانی به حساب می آیند که دارای موقعیتی استراتژیک هستند. با بهره مندی از اطلاعات مناسب است که یک سازمان می تواند پله های ترقی و پیشرفت و بقا را یکی پس از دیگری بپیماید و به اوج برسد و بی توجهی به اطلاعات شکستی محتوم را برای سازمانهای امروزی با همه پیچیدگی‌هایشان رقم خواهد زد.
در این میان، در تمامی مراحل جریان اطلاعات از ورودیهای داده تا تبدیل آنها به خرد و آگاهی، این فناوریهای اطلاعات هستند که کارها را بر عهده می گیرند و کارها را به دقت یک سیستم هوشمند انجام می دهند. فناوری اطلاعات، متشکل از سخت افزارها، نرم افزارها و شبکه های ارتباطی همچون سیستم عصبی یک اندام زنده، مغز متفکر سازمان را در جریان تمام کنشها و واکنشهای سازمان قرار می دهد تا با تصمیمی به موقع و صحیح، سازمان را از یک خطر حتمی نجات دهد و یا آن را با تولید مزیت رقابتی پایدار به موقعیتی ممتاز در رقابت با رقیبان برساند.
از آنچه گفته آمد، اینطور بر می آید که مدیریت نوین سازمانهای امروزی، بدون توجه به فناوریهای نوین اطلاعات که مبتنی بر کامپیوتر، نرم افزارهای کامپیوتری، شبکه های ارتباطی که امکان استفاده از منابع مشترک را در سازمان فراهم می آورد، و سیستمهای اطلاعات مدیریتی، که به عنوان سیستمهای کامل نرم افزاری برای انجام امور مختلف مدیریتی به کار گرفته می شوند، محکوم به شکست است.
از میان مراتب مختلف مدیریتی، شاید بیشترین نیاز به استفاده از فناوریهای اطلاعات را بتوان در لایه های بالایی مدیران فرض کرد. برخی از دلایل برای این ادعا به شرح زیر است:
• مدیران ارشد به دلیل موقعیتشان حجم بالاتری از اطلاعات را دریافت می کنند.
• به دلیل مشغله ها و حجم کاری مدیران ارشد، نیاز به اطلاعات پردازش شده و خلاصه در نزد مدیران ارشد بیشتر است.
• مدیران ارشد، برای وظیفه مهم تدوین استراتژی، نیاز به تحلیل نقاط قوت و ضعف داخل سازمان دارند.
• مدیران ارشد همچنین برای انجام وظیفه فوق الذکر نیاز به اطلاع از فرصتها و تهدیدات محیطی دارند.
• کنترل کلیه فرایندهای سازمانی تنها در حیطه وظایف و اختیارات مدیران ارشد است.
• ...
بر این اساس و با توجه به مراحل مختلف تدوین استراتژی و اجرا و ارزیابی استراتژی های اعمال شده، که در مراحل بعدی تصحیح و تدوین استراتژیهای نوین، مورد استفاده قرار می گیرند استفاده از اطلاعات پردازش شده و فناوری اطلاعات به عنوان ابزار دریافت، نگهداری، پردازش، تولید گزارشات متنوع و... اطلاعات به کار گرفته می شود، امری بدیهی و گریز ناپذیر به نظر می رسد.

دکتر فریدون وردی‌نژاد
حسین خواجه جعفری
کارشناس ارشد مدیریت رسانه


منابع و مآخذ:
1. مقاله اینترنتی: سرمایه اطلاعاتی و همترازی با استراتژی های سازمانی
مجید گلپایگانی - کارشناس ارشد فناوری اطلاعات
مدیریت توسعه سیستمها و فناوری اطلاعات - سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران
2. اصغر صرافی زاده، فناوری اطلاعات در سازمان، انتشارات میر، 1386
3. مک لود ریموند، سیستمهای اطلاعات مدیریت، ترجمه مهدی جمشیدیان، اکبر مهدی پور، عطا آبادی، اتشارات دانشگاه اصفهان، 1377
4. مینتزبرگ هنری، سازماندهی پنج الگوی کارساز، ترجمه ابوالحسن فقیهی، حسین وزیری سابقی، مرکز آموزش مدیریت دولتی، 1371
5. فصلنامه پژوهشهای ارتباطی، سال شانزدهم، شماره 4 (پیاپی 60)، زمستان 1388 – فناوریهای نوین ارتباطی(2)
6. علی رضائیان، تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم، انتشارات سمت، چاپ هفتم، 1383
7. سید مهدی الوانی، مدیریت عمومی، نشر نی، چاپ سی و پنچم، 1388

8. Kaplan R. and Norton D., (2004) "Strategy maps, converting intangible assets into tangible outcomes", Harvard Business School Press, Boston.
9. Best, D.P. (1988) “The future of information management” International journal of information management, vol 8 No.1
10. Davenport T.H. and Prusak, L. (2000) “Working knowledge: how organization manage what they know” Harward business school press, Boston
11. Stonecash. J.C. (1981) “The IRM showdown.” Infosystem vol. 28 No. 10
12. http://verdinejad.com/VisitorPages/show.aspx?IsDetailList=true&ItemID=17608,8
13. http://www.tebyan.net/weblog/hnoogedare/post.aspx?PostID=90004
14. http://www.daneshnameh.roshd.ir
15. http://www.tafda.org/management/agrientrepreneurs/f/742/t/591.aspx
16. http://www.Wikipedia.com