بررسی اثرات اتوماسیون اداری بر بهره وری نیروی انسانی در آموزش و پرورش

بررسی اثرات اتوماسیون اداری بر بهره وری نیروی انسانی در آموزش و پرورش
حمزه شهبازی کهنوج

چکیده‌: تلاش برای بهبود بهره وری ‌، تلاش برای زندگی بهتر افراد و جامعه است کوششهای همه جانبه سازمانها و خصوصاً آموزش و پرورش در جهت ارتقای بهره وری‌، کوششی مستمر و برای تداوم حیات و رشد و توسعه در عرصه فعالیتهای اجتماعی و آموزشی است. در این راستا استفاده از کلیه ابزارها‌، از جمله رایانه‌، راهگشای سازمانها در دستیابی هر چه سریعتر به نتایج حصول به اهداف سازمانی است.این تحقیق با هدف بررسی اثرات مکانیزه شدن امور اداری سازمان آموزش و پرورش بر افزایش بهره وری‌، درصدد است تا برای بهینه سازی سیستمها و روشهای اجرایی و دستیبابی به نظامی کارآمد‌، هزینه ها را کاهش‌، سرعت انجام امور را بیشتر‌، رضایت ارباب رجوع را بالاتر و رضایت شغلی کارکنان را در سطح مورد انتظار ببیند.با توجه به اینکه بین مکانیزه شدن خدمات سازمان آموزش و پرورش  و کاهش هزینه ها ، رضایت شغلی کارکنان ، سرعت انجام کار و رضایت ارباب رجوع رابطه معنی دار وجود دارد.در نتیجه مکانیزه کردن امور اداری و خدمات آموزش و پرورش باعث افزایش بهره وری نیروی انسانی می شود. لذا آموزش و پرورش  با طراحی‌، تدوین و استقرار سیستم متناسب با سازمان و استفاده از متخصصان بیشتر و با تجربه و استفاده از تجزیه و تحلیلهای محیطی راه را برای رسیدن به اهداف‌، علایق و وابستگیهای منابع انسانی به سازمان هموار نمود.

مقدمه :
توسعه جوامع و ورود به عصر جدید‌، عصر اطلاعات و ارتباطات نتیجه رشد و ارتقاء بهره وری است که نمونه بارز آن استفاده بیشتر از اتوماسیون و کاربرد رایانه‌، در سازمانها در کنار سیستمهای نوین مدیریتی می باشد. نوآوری در زمینه تکنولوژی منبع مهم افزایش بهره وری است‌، افزایش تولید کالا و خدمات و بهبود کیفیت از طریق بکارگیری اتوماسیون و تکنولوژی اطلاعات قابل دستیابی است اتوماسیون می تواند موجب صرفه جوئی و کاهش هزینه و افزایش سرعت در ارائه خدمات شود. طی سه دهه گذشته اتوماسیون و توسعه روزافزون تکنولوژی مهمترین سهم را در افزایش بهره وری داشته اند.در سالهای اخیر‌، افزایش کیفیت و کمیت خدمات‌ آموزشی‌، توسعه سازمانی‌، ایجاد رضایتمندی و تکریم ارباب رجوع در ردیف مهمترین اهداف و آرمانهای وزارت آموزش و پرورش است بستر سازی برای گسترش استفاده از فناوریهای نوین ارتباطی یکی از راهبردهایی است که می تواند به جریان افزایش بهره وری در آموزش و پرورش سرعت بخشد و جبران عقب ماندگیهای سالهای گذشته را در پی داشته باشد. در طول تاریخ فعالیتهای بشری‌، افزایش و ارتقا‌ء بهره وری بعنوان یکی از مهمترین و اساسی ترین اهداف‌، همواره موردنظر بوده است. تنها در طول 15 سال اخیر افزایش بهره وری در سطح جهان 45 برابر شده است که این افزایش معجره آسا بطور عمده نتیجه بهبود در سیستمهای نرم افزاری و مدیریتی سازمانها بوده است تکنیک ها و ابزارهای بسیاری بمنظور افزایش سطح  بهره وری مورد استفاده بشر قرار گرفته است‌، شاید از همه ابزارهای مورد استفاده شده رایانه‌، بیشترین سهم را در رسیدن به بشر به این هدف داشته است. امروز تمام کشورهای جهان در پی بدست آوردن پیشرفتهایی در زمینه بهره وری هستند بدین معنی که بتوانند با مصرف منابع و هزینه های کمتر به مقدار تولید بیشتر دست یابند در دنیای رقابت آمیز امروز‌، بهره وری بعنوان یک فلسفه و یک دیدگاه مبتنی بر استراژی بهبود مهمترین هدف سازمانها را تشکیل می دهد که می تواند همچون زنجیری فعالیت کلیه آحاد جامعه را بهم مرتبط سازد‌، بهبود بهره وری یک تفکر و جهان بینی است مبتنی بر بالابردن توان آفرینش‌، قدرت خلق و میزان استعداد‌‌، تلفیق جامعه و سازمانها با تحولات تکنولوژی و عملی و اقتصادی جهان فلسفه بهبود بهره وری در سازمانها باعث می گردد تا نیروی انسانی بتواند درست فکر کند‌، نوآوری و نگرش سیستماتیک پیدا کند. افزایش بهره وری به اشکال مختلف می تواند صورت گیرد از تغییر عملکرد یک شخص در سازمان تا تغییر در استفاده از امکانات فنی‌، در ارائه خدمات سازمانی.در بسیاری از سازمانها مدیران بیشتر وقت خود را صرف انجام فعالیتهای جاری سازمان می‌کنند در حالی که لازم است وقت بیشتری را صرف برنامه ریزی‌، نوآوری و کنترل فعالیتهای برای افزایش بهره وری کنند با استفاده از سیستمهای مکانیزه‌، مدیران مرزهای مدیریت سنتی و دیکته شده از قبل را در نوردیده و در روند بهبود مدیریت در راستای نیل به اهداف سازمانی‌، تلاش خواهند کرد.

بیان مسأله
بطور کلی سیستمها و روشهای یکی از عوامل مهم در پیشرفت و توسعه هر سازمان محسوب می شود این عامل بویژه در سازمانهای دولتی و عمومی که وظیفه شان ارائه خدمات می باشد. بسیاری مهم است بهبود و بهینه سازی سیستمها و روشهای عملیاتی مرتبط با خدمات سبب سرعت بخشیدن به کارها و جلب رضایت مراجعان و بهبود ارتباطات برون سازمانی و درون سازمانی و ایجاد محیطی سالم برای کار و فعالیت کارکنان می شود که نتیجه آن علاوه بر فواید اقتصادی‌، در برگیرنده مزایای اجتماعی و ایجاد احترام عمومی برای سازمان است‌، در سازمان آموزش و پرورش نیز بازنگری و بهینه سازی سیستمها و روشهای اجرایی و عملیاتی دارای اهمیت بسزایی است.با توجه به مطالب فوق‌، سازمان آموزش و پرورش برای بهینه سازی سیستمها و روش های عملیات اجرایی و به منظور ارتقای سطح بهره وری و دستیابی به نظامی کارآمدتر و سرعت بخشیدن به ارائه خدمات به دانش آموختگان اقدام به مکانیزه نمودن سیستمهای خود نمود .

اهداف تحقیق
نظر به اهمیت بهره وری و ضرورت دستیابی به آن که با توجه به محدود بودن منابع و امکانات سازمانها در صحنه رقابت‌، بمنظور ارائه خدمات سریعتر‌، کم هزینه تر‌، مطلوبترو در نهایت افزایش بهره وری نیروی انسانی‌، از دیرباز توجه بسیاری از محققین را به خود جلب کرده است‌، این ضرورت محقق را بر آن داشت که به بررسی یکی از عوامل مهم مؤثر بر بهره وری یعنی مکانیزاسیون سازمان آموزش و پرورش بپردازد. ‌، لذا می توان در نهایت اهداف تحقیق را بصورت ذیل مورد ارزیابی قرار داد.

اهمیت و ضرورت تحقیق
تغییرات شدید تکنولوژیکی‌، اطلاعاتی‌، سیاسی و اقتصادی در عصر حاضر چالشها و فرصتها را برای سازمان بوجود آورده است. سازمانهایی که خود را از قبل آماده این تغییرات ساخته اند‌، نه تنها از این چالشها سود می برند بلکه خود می توانند خالق چنین تغییراتی در آینده باشند. هر سازمانی چه صنعتی‌، چه تجاری و چه خدماتی و آموزشی بعنوان یک سیستم باز در مواجه با عوامل و متغیرهای بیشمار محیطی نیازمند داشتن یک سیستم تعاملاتی کارآمد است که بتواند از طریق بازخور اطلاعاتی‌، مسیر حرکت سازمان را تعیین و افزایش بهره وری آن را تامین نماید‌ و این ممکن نخواهد بود مگر اینکه سازمان بتواند به تکنولوژیهای پیشرفته عملیاتی و اطلاعاتی دسترس یابد.  برای سنجش و ارزیابی عملکرد هر سازمان‌، معیارها و شاخصهای گوناگون و متفاوتی مورد استفاده قرار می گیرند‌،نظر باینکه سازمان آموزش و پرورش که یک سازمان خدماتی آموزشی است مکانیزاسیون با اهداف زیر در دستور کار قرار گرفت.
1) آموزش شغلی مستمر مدیران و کارکنان
2) ارتقاء انگیزش میان کارکنان برای کار بهتر و بیشتر.
3) ایجاد زمینه های مناسب بمنظور ابتکار و خلاقیت مدیران و کارکنان.
4) برقراری نظام مناسب پرداخت مبتنی بر عملکرد و برقراری نظام تنبیه و تشویق.
5) وجدان کاری وانضباط اجتماعی که عامل خود کنترلی است.
6) تحول در سیستم و روشها که نقش حساس و کلیدی دارند.
7) تقویت حاکمیت و تسلط سازمان بر امور.

تعاریف بهره وری:
تعریف سازمان بین المللی کار (ILO)[1][3] 1
تعریف سازمان بین المللی کار‌، بهره وری را اینطور بیان می کند که «محصولات مختلف با ادغام چهار عامل اصلی تولید می‌شوند، این چهار عالم عبارتند از: زمین- سرمایه- کار و سازماندهی. نسبت ترکیب این عوامل بر محصولات معیاری برای سنجش بهره وری است» (ابطحی‌، 1380، ص 6).

تعریف آژانس بهره وری اروپا (EPA)
آژانس بهره وری اروپا بهره وری را به طریق زیر مطرح می سازد:
1. بهره وری درجه استفاده مؤثر از هر یک از عوامل تولید است.
2. بهره وری در درجه اول‌، یک دیدگاه فکری است که همواره سعی دارد آنچه را که در حال حاضر موجود است بهبود بخشید.بهره وری مبتنی بر این عقیده است که انسان می تواند کارها و وظایفش را هر روز بهتر و یا اخذ نتایج برتر از روز پیش به انجام رساند. (ابطحی‌، 1380‌، ص 6)

تعریف مرکزی بهره وری ژاپن (JPC)3
بهره وری عبارت است از به حداکثر رساندن استفاده از منابع‌، نیروهای انسانی‌، تسهیلات و غیره به طریقه علمی  و کاهش هزینه های تولید‌، گسترش بازارها‌، افزایش اشتغال‌، کوشش برای افزایش دستمزدهای واقعی و بهبود معیارهای زندگی‌، آنگونه که به سود کارگر‌، مدیریت و عموم مصرف کنندگان باشد.

تعریف سیستمی بهره وری
بهره وری عبارتست از نسبت بین مجموعه خروجیهای یک سیستم به ورودیهای آن‌،از دیدگاه سیستمی بهره وری در یک محیط با ویژگیهای مختلف و متغییر قرار دارد و عوامل تولید مختلف مانند نیروی کار‌، سرمایه‌، انرژی‌، مدیریت‌، تکنولوژی و ... بکار گرفته بعنوان ورودیها به فرآیند تولید وارد می گردند و بصورت خروجیهای مانند کالاهای ساخته شده و خدمات‌، از این فرآیند بیروی می‌آیند.(طاهری‌، 1381‌، ص 24).

مکانیزاسیون
شاید هنوزمدت زمان طولانی از اختراع اولین دستگاه کامپیوتری و دستگاههای اولیه کامپیوتری با حجم بیشتر و کاربرد محدوده آن نمی گذرد. گرایش جوامع بشری به سرعت عمل‌، وسعت حجم عملیات‌، دسترسی سریع به داده ها و صرفه جویی در هزینه ها و تقلیل نیروی انسانی در امورات مختلف و نیاز جوامع انسانی به توسعه تکنولوژی از جمله کنترل بزرگترین مجموعه های صنعتی در بخش صنعت و خدمات‌، کشف قانونمندیهای بالقوه و تسهیل روابط و مناسبات و توسعه مبادلات و تجزیه و تحلیل مسائل متعدد اقتصادی با مدلهای ریاضی در بخش اقتصاد‌، ایجاد شبکه های اطلاع رسانی و خبردهی و بالعکس از همه نقاط جهان و مبادله اخبار و اطلاعات و تجزیه و تحلیل آنها در مسائل سیاسی‌، همچنین برای ایجاد سیستمهای متنوع جهت تسهیل امور عمومی جوامع در نظارت اداری‌، موجب گردید که گامهای فراتری در جهت استفاده بهتر از این پدیده که «کامپیوتر» نام داشت‌، برداشته شود که عموماً با موفقیت همراه بوده است.
یک سیستم کامپیوتری شامل کامپیوترها و ابزارهای کنترل شده بوسیله کامپیوترها هستند که بوسیله انجام برنامه ها1، داده ها2 را پردازش می کنند. ابزار فیزیکی در سیستم کامپیوتری را سخت افزار3 و برنامه های آن را نرم افزار4می نامند. بطور کلی هر سیستم کامپیوتری شش وظیفه مهم را انجام می دهند.
1) دستگیری داده ها و اطلاعات5 : ارائه و نمایش اطلاعات به شکلی که بتوان آنها را انتقال و ذخیره کرد.
2) انتقال6 : اطلاعات را از یک مکان به مکان دیگر انتقال دهد.
3) ذخیره7 : که اطلاعات را به جای خاصی برای بازیابیهای بعدی انتقال می دهد.
4) دستکاری کردن8 : که از طریق اطلاعات موجود و یا خلاصه کردن‌، ذخیره‌، ترکیب دهی مجددو شکل دهی مجدد آنها یا انواع دیگری از محاسبات‌، می توان اطلاعات جدیدی را ایجاد کرد.
5) بازیابی9 : پیدا کردن اطلاعاتی که در حال حاضر به آنها نیازی باشد.
6) نمایش10 : که اطلاعات را به افراد و کاربر نشان می دهد.

پیاده سازی و استقرار
تجربه به ما آموخته است که ارائه نرم افزار بدون خدمات و سرویس های مناسب، نیازهای اساسی مشتریان را حل نخواهد کرد. پس از پیاده سازی سیستم‌ها، گستره وسیعی از فعالیت‌های پشتیبانی آغاز می‌شود تا ضمن فراهم نمودن شرایط استفاده‌ی صحیح و اصولی و آخرین امکانات افزوده شده به سیستم‌ها در اختیار سازمان مشتری قرار گیرد
عملیات پشتیبانی با توجه به نوع پروژه و یا درخواست مشتری به صورتهای مختلفی همچون حضور کارشناسان در محیط کاربر، پاسخ گویی و راهنمایی از طریق تلفن و پشتیبانی از راه دور (E-Support) صورت ‌‌پذیرفت.

امکان ارتقاء و پشتیبانی سیستم از راه دور
از مزایای مهم مجموعه‌ محصولات حسیب، امکان ارتقاء و پشتیبانی سیستم از راه دور می‌باشد. این امکان، خصوصاً برای استفاده‌کنند‌گانی که دارای گستردگی در سطح کشور بوده و یا در شهرها و استان‌های دیگری مستقر هستند، امکان پشتیبانی موثر و سریع را فراهم می‌آورد.
نیازسنجی مشتریان و ارایه‌ی راهکار برای تامین نیازهای متنوع آنان
فرآیند پیاده سازی و استقرار
آماده سازی بسترهای مناسب و فضای سازمان برای پیاده‌سازی سیستم‌ها و چگونگی مواجهه با آنها شامل :
• تعیین مدیر پروژه برای هر مشتری
• بررسی‌‌های اولیه و امکان سنجی
• برنامه‌ریزی عملیات
• نصب سیستم‌‌ها بر روی سخت افزار سازمان مشتری
• آموزش کاربری سیستم‌ها
• مشاوره‌ی کاربردی برای پیاده سازی سیستم‌ها
• کنترل و نظارت بر فرایند استقرار سیستم‌ها
• تحویل سیستم‌های عملیاتی شده به مشتری
ارائه خدمات و سرویس های مناسب
حضور کارشناسان در محیط کاربر، پاسخ گویی و راهنمایی از طریق تلفن و پشتیبانی از راه دور (E-Support)
الف- اقدام های قبل از پیاده سازی
1- تعین گروه (یا کمیته یا شورا) پیاده سازی
به طور معمول سازمان ها حسب مورد و با توجه به شرایط خود برخوردهای زیر را با مکاتبات گذشته داشته اند:
- تبدیل تمام اطلاعات گذشته به شکل و چارچوب جدید.
- نگهداری اطلاعات گذشته به همان حالت سابق و استفاده از آنها به صورت سنتی.
- تبدیل آن بخش از اطلاعات گذشته که مورد مراجعه قرار می گیرد در زمان مراجعه به اطلاعات دیجیتالی. در این حالت تمام اسناد گذشته در یک فرایند طولانی مدت به اطلاعات دیجیتال تبدیل می شود.
طراح و تحلیلگر سیستم
مدیر نرم افزار
مدیر سخت افزار و شبکه
مسئول تبلیغات یا روابط عمومی
مسئول آموزش
مسئول بازرسی
مسئول ارزیابی نیروی انسانی
مشاوران
مسئول کنترل پروژه
2- تعیین زمانبندی پیاده سازی سیستم
زمانبندی بویژه باید شامل موارد زیر باشد:
تعیین زمان ثبت کامل تمام نامه های وارده در سیستم
تعیین مدت زمان دوره آزمایشی
تعیین زمان توقف جریان کاغذ در هر سیستم
3- را ه اندازی شبکه و تهیه نرم افزار
ب- اقدام های در حین پیاده سازی
انتخاب تاکتیک پیاده سازی
پس از راه اندازی شبکه، انتخاب نرم افزار، آموزش سیستم های پایه و آموزش مقدماتی نرم افزار باید با تاکتیک پیاده سازی مشخص شود.پیاده سازی سیستم مکاتبات اداری در هر سازمان ممکن است به یکی از سه شکل زیر انجام شود:
نصب و راه اندازی از بالا به پائین
در این حالت هر چند به لحاظ روانی این پیام را برای کارکنان دارد که مدیران سازمان در راه اندازی سیستم جدی هستند و خود در خط مقدم اجرای سیستم هستند اما در عمل اگر پیاده سازی سیستم از رده های بالایی سازمان آغاز و به رده های پائین تر توسعه یابد، روند پیاده سازی را با مشکل مواجه خواهد کرد. زیرا پس از راه اندازی سیستم های مدیران از انجا که سیستم های معاونان و کارشناسان نصب و راه اندازی و عملیاتی نشده است، ارجاع و انجام عملیات روی مکاتبات توسط معاونان قابل انتقال به کارشناسان نخواهد بود و باید به صورت موازی علاوه بر ارجاع سیستمی ارجاع کاغذی نیز صورت گیرد.
نصب و راه اندازی از پائین به بالا
در صورتی که نصب و پیاده سازی سیستم از رده های پائینی سازمان آغاز شود، مانند حالت قبل، مکاتبات و ارجاع ها از طریق سیستم به رده های بالاتر ارسال نمی شود و باید بخشی از کار دوباره به سیستم دستی تبدیل شود و ادامه یابد. این روش بهانه خوبی را برای کارشناسان رده های پائین فراهم می کند که به بهانه کار نکردن مدیران با سیستم از کار کردن با آن سر باز زنند. به طور معمول در این حالت روند اجرای سیستم به جای گسترده شدن، متوقف می شود و پس از مدتی اجرای سیستم فقط به دفترهای مدیران و آن هم در حد ثبت مشخصات کلی نامه محدود می شود و مفهومی به نام کارتابل الکترونیکی در سازمان وجود خارجی ندارد.
نصب و راه اندازی به صورت شاخه ای
این حالت کاربردی ترین و عملی ترین روش پیاده سازی در سازمان هاست. در این حالت پیاده سازی یا نصب و راه اندازی در یک شاخه از نمودار سازمانی از بالاترین تا پائین ترین سطح انجام می شود و در ادامه یک به یک شاخه ها به سیستم متصل می شوند. تشخیص شاخه اولیه در نمودار سازمانی بر عهده گروه پیاده سازی است. برای اجرای سیستم در این شاخه باید همه امکانات مهیا شود و گروه پیاده سازی با تشکیل جلسات مداوم به بررسی و حل مشکلات بپردازند. واکنش منفی یا مثبت این شاخه تاثیر قابل ملاحظه ای در پیشرفت یا عدم پیشرفت پروژه دارد. این گروه به علت آن که اولین گروه اجرا هستند، به طور معمول با مشکلات زیادی مواجه می شوند، به ویژه اگر نرم افزار برای اولین بار به طور واقعی زیر بار قرار گیرد. بدیهی است تشویق نخستین گروه پیاده ساز می تواند در داوطلب شدن و انگیزه گروه پیشرو موثر باشد.
تدوین روال ها و نحوه گردش مکاتبات و اعمال آنها
همانطور که گفته شد سیر گردش مکاتبات از مبدا به مقصد و بر عکس در حالت سنتی متفاوت از حالت سیستمی خواهد بود و چه بسا بتوان برخی مراحل را حذف کرد.یکی از مهم ترین بخش های پیاده سازی، تعریف روال های سازمان و اعمال روال های تعریف شده است. تا زمانی که هر یک از روال های جاری سازمان تعریف نشده و نگاشت آن بر سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری انجام نشود، پیاده سازی سیستم به صورت کامل انجام نشده است. بنابراین پس از نصب و راه اندازی و آموزش کاربران و پیاده سازی آزمایشی، مرحله تعریف و اعمال روال هاست. برای این کار لازم است اقدام هایی به شرح زیر انجام شود:
- تمام روال ها و سیر گردش مکاتبات در سیستم دستی و آنچه تا کنون بوده به صورت کتبی مستند شود. ممکن است روال های مستند شده در گردش دستی مکاتبات را به شکل های مختلفی به روال سیستمی نگاشت. به طور معمول روال های الکترونیکی متفاوت از روال های سنتی خواهد بود و این تغییر نباید به صورت سلیقه ای و چند گانه توسط کاربران صورت گیرد.
- به طور معمول روال دستی مراحل طولانی تری نسبت به روال های سیستمی بدون کاغذ داراست و این همان مطلبی است که از پیاده سازی سیستم بدون کاغذ مورد نظر است.
روال یاد شده را مدیر سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری، ممکن است به شکل سیستمی زیر تغییر دهد:
* مراجعه ارباب رجوع به کارشناس.
* تهیه نامه توسط کارشناس و ارجاع به کارتابل مسئول.
یادآور می شود که تدوین روال سنتی و روال های سیستمی باید قبل از پیاده سازی و حتی قبل از خرید یا تولید نرم افزار صورت گیرد و در این مرحله باید تنها نسبت به اعمال آنها اقدام کرد. اخذ بازخورد از کارکنان و اصلاح این فرآیندها در اسرع وقت در مراحل اولیه کار پیاده سازی ضروری خواهد بود.
بی توجهی برخی سازمان ها به این موضوع باعث شده هر واحد به صورت سلیقه ای و غیر هماهنگ با دیگران نسبت به اعمال روال های خود اقدام کند و بازدهی سیستم را به شدت کاهش دهد و موجبات سردرگمی ارباب رجوع را نیز فراهم سازد. هماهنگ کردن روال ها در این صورت بسیار مشکل تر و پیچیده تر از اجرای آن از همان ابتدا خواهد بود.
- از دیگر اقدام های ضروری، تهیه فرم ها و الگوهای سازمانی دیجیتالی آماده در سیستم است. این کار باید توسط فرد مشخصی در گروه پیاده سازی (ترجیحا تحلیلگر سیستم)‌ صورت گیرد. تعریف الگوها و فرم های آماده موجب می شود تا کارشناسان و کاربران سیستم از حروف چینی بیشتر خودداری کنند. در برخی از نرم افزارها که نام فرم مورد استفاده نیز ذخیره می شود و امکان جست و جو در ان وجود دارد این نکته اهمیت بیشتری دارد و موجب تسهیل بیشتر کار با نرم افزار و جست و جوی دقیق تر در مکاتبات می شود.
- تدوین عناوین پوشه ها و موضوع های سازمان؛
- امنیت؛
- محل و نحوه نگهداری لاشه فیزیکی نامه باید توسط گروه پیاده سازی مشخص شود.
- نیاز یا عدم نیاز به نسخه دوم نامه باید مشخص شود
ج- اقدام های پس از پیاده سازی
به طور معمول پس از پیاده سازی توقعات و انتظارات کاربران از سیستم بیش از گذشته است. بسیاری از آنها با توجه به آشنایی با قابلیت های سیستم تقاضا و درخواست هایی بیش از توان سیستم را مطرح می کنند که توجه به نظرهای کاربران و تلاش برای اجابت کردن آن راه را برای توسعه و اجرای سیستم های بعدی نیز فراهم می سازد. جهش ها و قدم های بعدی برای اتوماسیون سایر فعالیت های سازمان بعد از این مرحله ساده تر از گذشته خواهد بود و بسیاری از مشکلات اساسی بر طرف شده است. با این توضیحات اقدام های زیر پس از پیاده سازی اولیه توصیه می شود:
- آموزش بیشتر تمام کاربران به خصوص کاربرانی که در دوره های آموزشی شرکت فعالی نداشتند یا کاربران تازه وارد. در این آموزش ها باید تمام قابلیت های سیستم حتی موارد جزیی به کاربران در هر بخش آموزش داده شود تا از همه امکانات سیستم استفاده کنند.
- جمع آوری نظرهای کاربران برای ارتقای نرم افزار و انتقال به مسئولان برای کارشناسی موارد مطرح شده و اعمال در صورت ضرورت.
- کنترل روال های موجود و اطمینان از حصول نتیجه آن (یا بهینه سازی و بازنگری روال ها در صورت نیاز).
- تدوین روال های جدیدی که قابلیت اجرا در سیستم را دارند.
- رفع اشکال های فنی و اشکال هایی که در روال ها و به صورت کلی در پیاده سازی سیستم رخ داده است.
- بازبینی موضوع ها و پرونده های وارد شده سازمان (برای دسته بندی های لازم و حذف موارد تکراری).
- ارتقای به موقع نرم افزار و تمهیدات لازم در زمان ارتقای نرم افزار.
- مدیریت و بازبینی فرستندگان/گیرندگان برای دسته بندی صحیح آن.

«اتوماسیون» نقطه پایانی بر کاغذ بازی اداری:
اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد تجهیزات الکترونیکی در فعالیتهای دفتری بمنظور افزایش کارایی که موجب بهبود و تکامل تبادل اطلاعات درداخل دفتر و بین دفاتر و محیط کار می شود. این تجهیزات الکترونیکی‌، شامل اقلامی چون رایانه ها‌، خطوط مخابراتی‌، شبکه و ... است.در مورد اتوماسیون اداری دو تفکر وجود دارد. تفکر اول بر مبنای سود ناشی از کاهش حرکت است و اساساً با افزایش کارایی دفترو منشیگری مرتبط است. تفکر دوم که بر تازگی ارائه شده است افزایش در کارایی مدیریت علاوه بر کارایی دفتری و منشیگری را محور اتوماسیون می داند. این کارایی می تواند در هر سطحی وجود داشته باشد.دفتر یا اداره را می توان به یک اتاق معمولی قفسه بندی شده متشکل از وسایل و تجهیزات خاص یا محوطه ای وسیع که در آن همه کارکنان دارای میز کار شخصی هستند تعبیر کرد. در یک تعریف عمومی می توان گفت دفتر‌، سیستمی است متشکل از افراد‌، ابزار‌، وسایل و تجهیزات مورد نیاز امور دفتری.

· فعالیتهای هر دفتر به سه بخش ذخیره سازی‌، بهره برداری و ارتباط تقسیم می شود:
ذخیره سازی‌: یکی از کارهای معمول در هر دفتر‌، ایجاد و نگهداری فایلها یا پرونده هاست. کارکنان دفتر‌، داده ها را پس از دریافت وارد فرمهای کاغذی کرده و در قالب پرونده‌، در محلی خاص نگهداری می کنند.
بهره برداری‌: یکی از امور روزانه کارکنان هر دفتری پیگیری برنامه ریزی جست و جوی موردی خاص در پرونده هاست که به این قسمت از کارهای دفتر بهره برداری گفته می شود.
ارتباط: استانداردهای جهانی ISO مجموعه مسائل پیش گفته‌، حرکت بسوی اینگونه سیستمها گامی است بزرگ بسوی ارزش نهادن به مشتری و وقت .....

جامعه آماری
جامعه آماری این پژوهش شامل حدود 130 نفر از کارکنان آموزش و می باشند که مورد بررسی قرار گرفتند.

نمونه آماری و روش نمونه گیری
نمونه این تحقیق مشتمل بر 48 نفر از کارکنان شعب سازمان آموزش و پرورش  می باشند که برای انتخاب آنها از روش نمونه گیری تصادفی ساده استفاده گردید. بدین منظور لیستی از کلیه کارمندان این سازمان تهیه و سپس با استفاده از جدول اعداد تصادفی تعداد کارکنان مورد نیاز انتخاب گردید. همچنین 40 نفر از ارباب رجوع به صورت تصادفی ساده انتخاب و در تحقیق شرکت داده شدند.

 

سن (سال)	فراوانی	درصد	درصد فراوانی تراکمی
20 تا 30 سال	18	5/37	5/37
31 تا 40 سال	18	5/37	0/75
41 تا 50 سال	11	9/22	9/97
51 تا 60 سال	1	1/2	100
کل	48	100

جدول 1- توزیع آزمودنیهای بر حسب سن

جنسیت	فراوانی	درصد	درصد فراوانی تراکمی
مرد	32	7/66	7/66
زن	16	3/33	100
کل	48	100

جدول 2- توزیع آزمودنیهای بر حسب جنسیت

پست سازمانی	فراوانی	درصد	درصد فراوانی تراکمی
مدیر	3	3/6	3/6
مسئول قسمت	21	7/43	0/50
کارشناس	12	0/25	0/75
کارمند	12	0/25	100
کل	48	100

جدول 3- توزیع آزمودنیهای بر پست سازمانی

مدت سابقه	فراوانی	درصد	درصد فراوانی تراکمی
کمتر از 5 سال	7	6/14	6/14
5 تا 15 سال	28	3/58	9/72
15 تا 25 سال	12	0/25	9/97
25 سال به بالا	1	1/2	100
کل	48	100

جدول 4- توزیع آزمودنیهای بر حسب سابقه خدمت در سازمان آموزش و پرورش

ابزار اندازه گیری

در این پژوهش بمنظور اندازه گیری متغیرهای تحقیق از پرسشنامه ارزیابی تأثیر مکانیزه کردن خدمات سازمان استفاده شده است:

در تحقیق حاضر‌، ضریب پایائی پرسشنامه‌، با روش آلفای کرونباخ و تنصیف محاسبه شد که برای کل پرسشنامه بترتیب برابر با 71/0 و 56/0 می باشد. پایایی مقیاس مذکور در جدول 6 ارائه شده است.

مقیاس	ضرایب پایایی
	آلفای کرونباخ	تنصیف
کاهش هزینه ها	45/0	43/0
سرعت انجام کار	66/0	72/0
رضایت ارباب رجوع	57/0	71/0
رضایت شغلی	81/0	74/0
کل پرسشنامه	71/0	56/0

جدول 6- ضرایب پایایی پرسشنامه ارزیابی تأثیر مکانیزه کردن خدمات در سازمان آموزش و پرورش

طرح تحقیق
پژوهش حاضر ،یک تحقیق از نوع همبستگی می باشد . در پژوهش حاضر، محقق به دنبال بررسی تأثیر سیستمهای مکانیزه برکاهش هزینه‌ها، سرعت انجام کار،رضایت ارباب رجوع و رضایت شغلی کارکنان سازمان آموزش و پرورش می باشد.

روش تجزیه و تحلیل داده ها
به منظور تجزیه و تحلیل داده ها در این تحقیق از روش های آماری زیر استفاده شده است :
1. روشهای آمار توصیفی مانند محاسبه میانگین ،فراوانی و درصد.
2. آزمون مجذور کای( ( x2
3. تحلیل واریانس چند متغیری (مانوا)
4. آزمون تعقیبی شفه
5. روش آلفای کرونباخ و تنصیف جهت محاسبه ضرایب پایانی

جهت تجزیه و تحلیل داده های جمع آوری شده از نرم افزار کامپیوتری « SPSS » استفاده شده است. ضمناً برای کلیه فرضیه ها سطح معنی دارای  05/0=   در نظر گرفته شده است.
فرضیه: بین مکانیزه کردن خدمات سازمان آموزش و پرورش و کاهش هزینه های سازمان رابطه معنی دار وجود دارد.

جدول 7 :نتایج آزمون X2 مربوطه به رابطه مکانیزه کردن خدمات سازمان و کاهش هزینه ها

سؤالات		مقوله ها					میانگین	مجذور کای (سطح معنی داری)
		بسیارضعیف	ضعیف	متوسط	خوب	بسیار خوب
3	فراوانی	0	1	4	24	19	27/4	50/31= X2 (0001/0=p)
	درصد	0	1/2	3/8	0/50	6/39
8	فراوانی	1	2	15	25	4	62/3	66/45= X2 (0001/0=p)
	درصد	1/2	3/4	9/31	2/53	5/8
11	فراوانی	0	2	8	29	9	94/3	50/34= X2 (0001/0=p)
	درصد	0	2/4	7/16	4/60	8/18
15	فراوانی	0	3	24	20	1	40/3	17/34= X2 (0001/0=p)
	درصد	0	3/6	0/50	7/41	1/2
21	فراوانی	0	0	4	26	17	28/4	62/15= X2 (0001/0=p)
	درصد	0	0	5/8	3/55	2/36
کل	فراوانی	1	8	55	124	50	88/3	46/202= X2 (0001/0=p)
	درصد	4/0	4/3	1/23	1/52	0/21
		0001/0=p		47=df		14/65= t

همان طوری که در جدول 7 مشاهده می شود برای همه سؤالات مربوط به تأثیر مکانیزه کردن خدمات سازمان در کاهش هزینه های سازمان‌، مقدار فراوانی مقوله های متوسط به بالا بیشتر از مقدار فراوانی مقوله های متوسط به پائین می باشد و این اختلاف بین فراوانی ها نیز از لحاظ آماری معنی دار می باشد بنابراین فرضیه اول تحقیق تائید می گردد. میانگین کل مربوطه به تاثیر مکانیزه کردن خدمات سازمان در کاهش هزینه های سا زمان برابر با 88/3 که از لحاظ آماری نیز معنی دار می باشد (0001/0=P و65/14=T ) و بیانگردیدگاه کارکنان به تاثیر بالاتر از متوسط، مربوط به سؤال 21 «کاهش هزینه ثبت و ضبط اسناد » با 28/4 وکمترین میانگین مربوطه به سؤال 15«کاهش تعداد افراد استخدامی» می باشد که برابربا 40/3 بوده است.

نتیجه گیری
سازمان هایی که طبق مطالعات آماری اقدام به جایگزینی سیستم های اتوماسیون اداری در طیف وسیع می کنند لزوماً موفق نیستند بلکه مطالعات نشان داده است بهتر است درهر اداره از اتوماسیون اداری در جایی که مفید واقع می شود و واقعاً به آن نیاز است استفاده بشود. در مقاله بیزینس ویک اشاره شده سازمان هایی که بهترین اهداف را از به کارگیری اتوماسیون اداری کسب کرده اند و بالاترین کارامدی را دارند آنهایی هستند که مشخصاً از اتوماسیون اداری درجای مربوط استفاده می کنند.
—نکتــــه مهم اینکه در کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری و اعمال تغییر و تحولات از طریق آنها بایستی به مباحث ارگونومیک (مهندسی انسانی) و مقاومت در برابر تغییر کارکنان و تکنیک های مناسب غلبه بر مقاومت آنها نیز توجه اساسی داشته باشیم و با استفاده از نگرش سیستمی، اقدام به تغییر و تحولات و به کارگیری سیستم های اتوماسیون اداری کنیم و بدانیم که نیروی انسانی هم به عنوان مهمترین عامل ایجادکننده تغییر و هم به عنوان پذیرنده و اجراکننده آن است.— آموزش و پرورش نیز به عنوان یکی از عریض و طویل ترین سازمان های کشور با جامعه آماری بالا کارکنان ، دانش آموزان و اولیاء و تجهیزات با ضرورت و نیاز به کار گیری چنین سیستمی برای بالا بردن بهره وری رو برو شده و اکنون با اجرا و پیاده سازی  این سیستم گامی بزرگ در ارائه خدمات موثر و کاهش هزینه ها و نیل به سوی مدیریت مدرن سیستمی برداشته است.— در نتیجه مکانیزه کردن امور اداری و خدمات آموزش و پرورش باعث افزایش بهره وری نیروی انسانی می شود. لذا آموزش و پرورش  با طراحی‌، تدوین و استقرار سیستم متناسب با سازمان و استفاده از متخصصان بیشتر و با تجربه و استفاده از تجزیه و تحلیلهای محیطی راه را برای رسیدن به اهداف‌، علایق و وابستگی های منابع انسانی به سازمان هموار نمود.

نویسنده: حمزه شهبازی کهنوج- ارشد مدیریت اجرائی دانشگاه آزاد اسلامی واحد بندر عباس

منابع و ماخذ:
1 – امیرنژاد ، قنبر و محسن نسب، محمدحسن بررسی اثرات مکانیزاسیون اداری بر بهره وری نیروی انسانی در سازمان آموزش و پرورش استان خوزستان در سال 85
2- شه نواز، هوشنگ. ارگونومی و انتقال تکنولوژی. تدبیر، ش ۱۰۰، ۱۳۷۸.
3 - کریمیان، عباسقلی، بررسی علل مشکلات سیستم های اداری مکانیزه و اتوماسیون در وزارت آموزش و پرورش. پایان نامه کارشناسی ارشد، دانشگاه تهران، دانشکده مدیریت، ۱۳۵۹.
4- مجیدی، اردوان. تنگناهای اجتماعی در مکانیزاسیون و توسعه سیستم های کامپیوتری در سازمان. گزارش کامپیوتر، شماره ۱۳۷، ۱۳۷۸.
5 - مؤمنی، هوشنگ. مدیریت منابع اطلاعات. تهران: اتحاد، ۱۳۷۲.
6-مک لئود، ریموند. سیستم های اطلاعات مدیــــریت. ترجمه مهدی جمشیدیان و اکبر مهدی پور. دانشگاه اصفهان، ۱۳۷۷.

1 – International Labour Organization (ILO)
2- European Productivity (EPA)
3- Japan product ivity center