اتوماسیون اداری/مقاومت کارکنان

اتوماسیون اداری/مقاومت کارکنان

حامد خراسانی طرقی

مطالعه موردی: مقدمه: متنی که می خوانید حاصل تجربه شخصی اینجانب در سازمان جهاد کشاورزی خراسان شمالی می باشد.در این مطالعه موردی ابتدا سازمان مورد بحث معرفی می شود؛در ادامه یک مشکل واقعی در حوزه تغییر سازمانی مطرح و راه حل آن مشکل بیان می گردد.

معرفی سازمان:
بخش کشاورزی و توجه به توسعه و عمران روستا ها پس از پیروزی انقلاب اسلامی ایران، همواره مورد اهتمام و تایید قانونگذاران ، برنامه ریزان و دستگاه های اجرایی و محور توسعه اقتصادی و اجتماعی بوده و تحولات وسیعی در عرصه کشاورزی و روستاها و مناطق عشایری به وجود آمده است.
برخی ناهماهنگی ها و سیاست ها، نظام ها و روش های ناکارا، تداخل وظایف ، دوباره کاری ها .... و بروز حوادث طبیعی (نظیر خشکسالی و سیل) بخش کشاورزی را با دشواری هایی روبه رو نمود که مانع از رشد مطلوب این بخش شد.به منظور رفع این نابسامانی ها و نارسایی ها، براساس قانون برنامه سوم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران دولت مکلف شده تا در جهت اصلاح نظام اداری ، کاهش تصدی های غیر ضروری، ارتقای بهره وری و کارایی نیروی انسانس و مدیریت دستگاههای اجرایی، حذف موازی کاری ها .... و تجمع امور کشاورزی ،دام، توسعه و عمران روستایی تدابیر لازم را اتخاذ کند.در این راستا، لایحه ادغام وزارتخانه های جهادسازندگی و کشاورزی و تشکیل وزارت جهاد کشاورزی توسط سازمان مدیریت و برنامه ریزی تهیه شد و پس از تصویب هیات وزیران در تاریخ بیست و ششم مرداد ماه سال ١٣٧٩ با قید یک فوریت به مجلس شورای اسلامی تقدیم شد.این لایحه پس از ماه ها بحث و بررسی کارشناسان، سرانجام در تاریخ ششم دی ماه سال ٧٩ به تصویب نمایندگان مجلس شورای اسلامی رسید و در تاریخ دهم دی ماه ١٣٧٩ توسط شورای نگهبان تایید شد.
وظایف و فعالیت های اصلی سازمان:
سیاست گذاری، برنامه ریزی، و نظارت
امور پژوهش، آموزش و ترویج
امور منابع طبیعی و آبخیزداری
امور زیربنایی کشاورزی و توسعه روستایی
امور کشاورزی، دام و آبزیان
امور حمایتی
ساختار سازمان:
ساختار سازمان:به صورت سلسله مراتبی و بلند می باشد.
تمرکز:تصمیم گیری ها در این سازمان عمدتا به صورت متمرکز گرفته می شود.
اندازه سازمان:سازمان دارای 4 معاونت اصلی و 19 بخش می باشد که تحت حوزه این معاونت ها فعالیت میکنند.علاوه بر 4 معاونت، 17 اداره و واحد مدیریت دیگر نیز تحت نظارت مستقیم رییس سازمان مدیریت می شوند.بنابرای اندازه سازمان را می توان بزرگ بیان کرد. 
مشکل:
سال 86 برای انجام دوره کارآموزی به سازمان جهاد کشاورزی خراسان شمالی رفتم.
سازمان قصد داشت تا سیستم اتوماسیون اداری را پیاده سازی کندبا وجود مزایای زیادی که این سیستم می توانست برای سازمان داشته باشد کارمندان در مقابل آن موضع گرفته بودند و تمایلی به اتوماسیون شدن فرایندهای سازمانی نداشتند و این عدم تمایل را به صورت آشکار و ضمنی بیان میکردند.صحبت ها و مباحثات بین کارکنان نشان می داد که نوعی ترس از پیاده سازی این سیستم در سازمان داشتند.در این بین کارمندانی هم بودند که دایما معایب سیستم را به طور اغراق آمیزی برای سایرین بیان می کردند و سعی داشتند مخالفت همه را بدست آورند!
مدیر سازمان که در ابتدا فکر میکرد تمام کارکنان به سرعت با این سیستم همراه و هماهنگ شوند از به وجود آمدن چنین جو و شرایطی در سازمان متعجب شده بود.او از مدیران ارشد سازمان خواست تا شرایط را ارزیابی و ریشه مشکل را پیدا نمایند.
پس از صحبت ها و جلساتی که برگزار شد سازمان و مدیران آن متوجه شدند که:
الف)گروهی از کارکنان به علت نداشتن سواد کامپیوتری از اجرایی شدن اتوماسیون اداری در سازمان وحشت دارند.این گروه غالبا کارمندان مسن سازمان هستند.
ب)گروه دوم کارمندانی هستند که به علت آشنا نبودن با سیستم اتوماسیون اداری نوعی ترس از پیاده شدن آن در سازمان دارند.
تحلیل وضعیت:
به طور کلی تغییر در سازمان ها را می توان در انواع زیر تقسیم بندی کرد:
1.تغییر در ساختار
2.تغییر در تکنولوژی
3.تغییر در افراد
در موردی که یررسی کردیم مدیر قصد ایجاد تغییر تکنولوژیکی در سازمان دارد:مکانیزه کردن فرایندها و ارتباطات سنتی با استفاده از اتوماسیون اداری.
استفاده از فناوریهای جدید(مانند اتوماسون اداری) می تواند روشها را کارآمدتر و به صرفه تر و در عین حال دقیق تر کند.این روشها خود به خود به انجام وظایف سازمانی در مجرای صحیح و بدون اتلاف انرژی و منابع سازمانی و در نتیجه حصول سریعتر به نتیجه منجر می گردد که در نهایت ارباب رجوع نیز در زمان کوتاهتر و با کیفیت بهتری به هدف خود دست می یابد.
اتوماسیون اداری مدت هاست که در سازمان ها مختلف مورد استفاده قرار می گیرد.استفاده از این سیستم می تواند مزایای زیر را برای سازمان داشته باشد:
1)مزایای مستقیم:این مزایا عبارتند از: افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کار. معمولاً این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از:
•    کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار؛
•    تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود؛
•    فعالیتهای غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود؛
•    سازماندهی پرسنل بهتر انجام می شود.چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی کمتر می گردد.
2) مزایای غیرمستقیم:این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند،این مزایا عبارتند از:
•    وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر؛
•    نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات؛
•    به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهــای خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد؛
•    به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می شود؛
•    رقابت بیشتر سازمانها ازطریق استفاده از منابع اطلاعــــــاتی و قابلیت لازم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.
با وجود تمام مزایایی که ذکر شد در این سازمان ما شاهد نوعی مقاومت در برابر تغییر هستیم.رابینز مقاومت فردی و سازمانی را دو عامل مهم بر سر راه تغییر ذکر میکند.علل مقاومت های فردی عبارتند از:
1.    عادت:عادت کردن به انجام امور روزمره فعلی
2.    امنیت:ترس ناشی از از دست دادن امنیت شغلی
3.    عوامل اقتصادی:احتمال در معرض خطر اقتصادی قرار گرفتن از طرف اعضا
4.    وحشت از پدیده مجهول:نگرش منفی نسبت به وضعیت های همراه با عدم اطمینان
5.    چشم خود را در برابر واقعیتها بستن:برداشت انتخابی از اطلاعاتی که به فرد ارایه می شود.
منابع اصلی مقاومت سازمانی هم شامل:
1.    مکانیسم ساختاری:اهمیت ثبات ساختاری برای سازمان
2.    تغییرات اندک:تغییر کوچک در یک سیستم فرعی به جای تغییر در کل سسیتم
3.    هنجارهای گروه:گروه های موجود در سازمان تمایل به حفظ ثبات دارند.
4.    تهدید متخصصان:کاهش اهمیت مهارت های تخصصی کارکنان
5.    تهدید کردن قدرت مدیران:تهدیدهای ناشی از مشارکت کارکنان یا به وجود آمدن گروه های مستقل
6.    تهدید ناشی از شیوه های تخصیص منابع:خصوصا در مورد گروههایی که مقدار زیادی از منابع سازمان را در کنترل خود دارند.
می باشد.
در سازمان مورد مطالعه مقاومت های فردی هستند که جلوی تغییر سازمانی را گرفته است:
گروه الف که کارکنان مسن سازمان بودند و سواد کامپیوتری پایینی داشتند احساس عدم امنیت داشتند.زیرا فکر میکردند پدیده اتوماسیون اداری امنیت شغلی آنها را کاهش خواهد داد.عادت کردن به انجام فرایندها به روش دستی و سنتی هم دلیل دیگر مقاومت این گروه در مقابل تغییر بود.در واقع تمایل(عادت)ناشی از سالها کار به روش سنتی به عنوان منبعی در مقابل تغییر خود را بروز می داد.
دسته دوم کارکنان هم نوعی وحشت از پدیده مجهول داشتند.آنها در مورد تکنولوژی جدید با ابهام روبرو شده بودند و از آنجایی که هیچگونه شناختی از سیستم اتوماسیون اداری نداشتند در مقابل آن مقاومت می کردند.
برای تکمیل بحث بررسی نظریه سیستمی هم می تواند مفید باشد.طبق این نظریه جزیی از سیستم نمی تواند به تنهایی تغییر کند و مدیر باید ارتباط آن جزء با اجزای دیگر را هم در نظر بگیرد.مدیر باید دیدی جامع به سازمان و تحول سازمانی داشته باشد و بداند کسی که میخواهد سیستمی را تغییر دهد باید نه تنها اجزای آن بلکه کل سیستم را تغییر دهد.در موردی که بررسی کردیم تغییر در تکنولوژی صورت نمی پذیرد مگر اینکه مدیر سازمان اثرات آن را بر افراد سازمان در نظر بگیرد.بررسی رابطه و تعامل بین این دو بخش میتواند منجر به یک تحول اثربخش شود.
راه حل:
از آنجایی کارکنان مقاومت خود را به صورت آشکار  نشان می دانند برای مدیریت حل مشکل سخت نبود.وی از گروهی که مسئول اجرای پروژه اتوماسیون اداری در سازمان بود خواست تا دوره ای آموزشی برای آشنایی کارکنان با سیستم جدید برگزار نماید.به طور موازی دوره های آموزش کار با کامپیوتر برای کارمندان مسن برگزار شد.در کنار آن از کارکنان جوان خواسته شد تا به کارمندان با تجربه تر در استفاده از سیستم جدید کمک کنند.
پس از آن سیستم اتوماسیون اداری در سازمان پیاده شد و از کامندان اندکی که با وجود آموزش های صورت گرفته کماکان توانایی کار با سیستم را نداشتند در واحدهای بایگانی و انبار و حمل و نقل استفاده شد.
پیشنهادات و نتیجه گیری:
یکی از الزامات نتیجه دادن اتوماسیون در سازمان ، آموزش نیروی انسانی می باشد.این آموزش می تواند مقاومت کارکنان در مقابل پیاده سازی سیستم را کاهش داده و با افزایش اطلاعات و دانش آنها زمینه و بستر لازم برای استفاده کارا  از سیستم را فراهم آورد.
پیشنهاد می شود که سازمان های دولتی برای اجرای اتوماسیون اداری برنامه ریزی داشته باشند و ابتدا دوره ای غنی و کامل برای آموزش تمامی پرسنل تدارک ببینند.هزینه های این دوره با بالا رفتن اثربخشی فرایندها در آینده پوشش داده خواهد شد.

منابع
1.استادزاده.مریم.(1387).تحول اداری.فصلنامه تحول اداری:دوره نهم.
2.حبیبی،لیلی.(1383).سیستم های اتوماسیون اداری.ماهنامه تدبیر:شماره 154.
3.رابینز،استیون.(1385).مبانی رفتار سازمانی.ترجمه پارساییان و اعرابی.صص:406-413.
4.فرنچ،وندل.و سسیل،اچ بل.مدیریت تحول در سازمان.(1389).ترجمه الوانی و دانایی فرد.صص:69-75
5.فیروزیان،محمود.و دهقان نیری،محمود.(1386).عوامل مقاومت کارکنان در برابر برنامه های بهبود(تغییر) سازمانی(مطالعه موردی).دو ماهنامه مدیریت:شماره 123 و 124.
6.وب سایت رسمی سازمان جهاد کشاورزی استان خراسان شمالی به نشانی الکترونیکی:
http://www.nkj.ir/
7.وب سایت رسمی وزارت جهاد کشاورزی به نشانی الکترونیکی:
http://www.maj.ir/
8.وب سایت غیر رسمی ناظران به نشانی الکترونیکی:
http://www.nazeran.com/

مطالعه موردی:
اتوماسیون اداری/مقاومت کارکنان
حامد خراسانی طرقی
دانشجوی کارشناسی ارشد مدیریت اجرایی،دانشگاه تهران